Pendant longtemps, les entreprises ont adopté une politique d’intégration de l’activité afin d’éviter une diffusion de leurs méthodes de travail considérées comme du secret professionnel; mais les mutations de l’environnement et les nouvelles normes les obligent à repenser leurs modes d’organisation et de gestion. La complexité grandissante de la structure entraîne une perte de visibilité et provoque des difficultés de contrôle. De plus, la tension de compétition, l’évolution technologique et les contraintes de l’environnement institutionnel poussent les entreprises à adopter une approche organisationnelle plus efficiente, plus légitime et plus performante. Les fluctuations économiques font qu’il est préférable de transformer des charges fixes en variables (Chambre de Commerce et d’Industrie de Lyon, 2002). Une réorganisation des activités est ainsi devenue nécessaire. L’externalisation, nouvelle forme organisationnelle, est apparue.
Plus connue en matière informatique sous le thème Facilities management selon Tort (2003), l’externalisation dans les domaines administratifs et comptables est un phénomène qui s’est développé depuis une dizaine d’années environ. Pour la Chambre de Commerce et d’Industrie de Lyon (CCIL, 2002), externaliser la fonction comptable: «C’est confier à un prestataire, avec un engagement sur des résultats, la responsabilité de tout ou partie de la fonction administrative et comptable avec, quand ils existent et quand le client le demande, reprise de tout ou partie du personnel et des moyens de production concernés ».
Comptabilité et organisation comptable
Définition de la comptabilité et évolution de la technique comptable
La plupart des définitions de la comptabilité évoquent ses fonctions et le rôle du comptable :
Une synthèse des définitions du plan comptable français (1999) et des auteurs de l’ouvrage .
Le praticien SYSCOHADA (2003), présente la comptabilité comme un système d’organisation de l’information financière permettant de saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées et fournir après traitement approprié des états reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entité à la date de clôture.
Elle représente une fonction indispensable, un vecteur de transmission de l’information contenue dans les états financiers de l’entreprise (Tort, 2003).
L’histoire de la comptabilité, l’évolution de sa technique et de ses objectifs sont liées au développement du commerce, de l’industrie et des services. Dans son cours3 de comptabilité approfondie, le professeur Niang (2006) fait ressortir trois évolutions importantes de la technique comptable à travers le temps. Initialement basée sur le principe de la partie simple , la comptabilité était sommaire jusqu’au moyen âge. Les aspects patrimoniaux ne sont apparus qu’à partir de 1340 en Italie avec l’instauration de la partie double et des principes comptables. La seconde évolution date de l’ère industrielle caractérisée par l’afflux des capitaux et surtout par l’apparition des outils de gestion interne à l’entreprise. Quant à la troisième évolution, elle est celle de nos jours où l’on assigne à la comptabilité un objectif multidimensionnel. De la partie simple à la partie double, on assiste de nos jours à une comptabilité à partie multiple , donnant le maximum d’information sur l’écriture comptable .
Organisation comptable et choix organisationnels
L’organisation administrative et comptable se caractérise par la mise en œuvre de moyens techniques et humains adaptés. De même, le SYSCOHADA exige des entreprises la présentation d’états financiers annuels (bilan, compte de résultat, TAFIRE, état annexé et état supplémentaire). Indissociables, ces documents de synthèse sont présentés suivant trois systèmes (normal, allégé, minimum de trésorerie) selon la taille et le chiffre d’affaire de l’entreprise. Ils renseignent sur le patrimoine et la situation financière de l’entreprise.
Cependant, il est particulièrement important d’opérer les bons choix d’organisation de la fonction comptable afin de mobiliser les ressources appropriées. Les différentes formes organisationnelles de la fonction comptable se regroupent en deux ligues que Tort (2003) énumère comme des enjeux.
Le premier enjeux constitue le choix organisationnel entre décentralisation des services et centralisation des activités. La décentralisation comptable est le fait de délocaliser la fonction comptable soit en amont soit en aval ; elle concerne les moyens humains et techniques (Tort 2003). Elle entraîne la division du travail de direction et a été mise en place pour la première fois à General Motors dans les années 1920 par Sloan (Tarondeau & AL ,2001 :60). A l’opposé, la centralisation se traduit généralement par la mise en place de centre de services partagés (CSP) qui consiste à créer une entité juridiquement autonome qui réalisera une partie ou l’ensemble des tâches de la fonction comptable (Tondeur & Al., 2003). Ces deux formes organisationnels comportent selon Tort (2003) des atouts et des risques certains pour l’entreprise .
Le second enjeu constitue un arbitrage entre production interne et externalisation. Pour Tort (2003 :68) : «La question qui se pose ici est de savoir s’il est plus intéressant de gérer en interne l’ensemble du processus comptable ou s’il ne peut pas être pertinent de sous traiter auprès d’un prestataire externe tout ou partie des tâches administratives et comptables de l’entreprise». L’étude des principes et mécanismes relatifs à la pratique de l’externalisation de la fonction comptable ; qui ferra l ‘objet de la section suivante ; permettra un bon arbitrage entre ces deux modes de management.
Notion d’externalisation
Il s’agira pour nous après avoir défini l ‘externalisation et levé les confusions qui subsistent entre elle et des concepts voisins, d’aborder l’externalisation de la fonction comptable en elle-même.
Définition et concepts voisins
Définition et caractéristiques
Depuis quelques années, on entend parler de l’externalisation sous des terminologies diverses et variées. Plusieurs définitions se complétant existent pour ce phénomène qui s’installe progressivement dans les pratiques économiques de notre ère. Parmi toutes ces définitions, celle qui se trouve être la plus simple nous vient du dictionnaire HACHETTE (2001 :696) qui l’explique comme l’action de« transférer à l’extérieur certaines activités de l’entreprise». Pour Barthélemy (2004 :12), c’est «le fait de confier une activité et son management à un fournisseur ou un prestataire extérieur9 plutôt que de la réaliser en interne». De ces deux définitions ressortent les notions d’extérieur et d’activités; indispensables pour appréhender l’externalisation. Une définition plus ancienne de Boislandelle fait apparaître le caractère décisionnel et total ou partiel de l’externalisation. En effet, pour Boislandelle (1998 : 161 ), l ‘externalisation est « la décision prise par une entreprise de recourir à un prestataire extérieur, dans l’horizon temporel généralement de long terme, pour faire faire tout ou partie d’une ou plusieurs fonctions (fonctions intégrées ou intégrables au moment du choix) ».
De l’analyse de ces quelques définitions, il ressort que l’externalisation, qu’elle soit perçue comme un fait ou une décision nécessite l’intervention d’un prestataire extérieur. Ce qui remet en cause le rôle du personnel interne affecté à l’activité externalisée. Pour dissiper cette inquiétude, TORT (2003) note le transfert partiel ou total des moyens humains (le personnel) voire techniques audit prestataire.
Tous ces auteurs ne font référence qu’à un seul prestataire. Mais Looff (1997) en faisant une synthèse des définitions de l’ « outsourcing » précise que l’entreprise peut recourir à plusieurs prestataires dans le cadre d’une même fonction.
L’ externalisation ainsi défini est caractérisée par plusieurs éléments comme le notent Quélin et Barthélemy (2002), qui utilisent le terme (( l ‘externalisation stratégique )) dont ils relèvent quatre éléments caractéristiques à savoir :
• le transfert de propriété de tout ou partie d’une activité autrefois menée en interne, qui s’accompagne fréquemment d’un transfert de salariés ;
• un contrat global, beaucoup plus étoffé et long qu’un contrat de sous-traitance ;
• un engagement à long terme (6 à 7ans en moyenne) entre l’entreprise et son prestataire;
• une définition contractuelle des prestations et des obligations de chacun.
A ces quatre éléments, Lacity & AL (1993) ajoutent le fait que la fonction externalisée doit obligatoirement faire partie de l’entreprise. Cependant, les activités externalisées ne doivent pas tout à fait appartenir au coeur du métier de l’entreprise car, dans ce cas, ce serait une restructuration pure et simple du portefeuille (Quélin & AL, 2002). L’externalisation d’une telle activité serait suicidaire pour l’entreprise (Brilman, 2005) ; l’externalisation visant avant tout une meilleure concentration sur les activités constituant le cœur du métier pour une meilleure performance de l’entreprise.
Externalisation de la fonction comptable
L’externalisation est un phénomène qui peut embrasser plusieurs secteurs d’activité. Les activités les plus externalisées sont la restauration, le nettoyage, le gardiennage et autres que Mintzberg (2003) regroupe dans les fonctions de support logistique, dans sa distinction des cinq parties de base des organisations. Par contre, les activités plus stratégiques, telles que l’informatique et la logistique connaissent aussi un mouvement d’externalisation mais plus récent. La fonction comptable n’a pas échappé à ce phénomène. Ainsi, la matrice développée par Bossard Consultants , croisant le paramètre ( ancienneté du phénomène d’ externalisation ) et celui de la ( fréquence du phénomène ), fait apparaître que la fonction comptabilité est parmi les plus anciennes fonctions à subir ce phénomène et assez rarement.
A l’instar de tout processus, l’externalisation de la fonction comptable suit plusieurs étapes dans son organisation. De même que l’externalisation concerne plusieurs fonctions de l’entreprise, l’externalisation de la fonction comptable concerne plusieurs activités comptables à savoir l’imputation des pièces, les traitements comptables, les travaux de fin d’exercice et bien d’autres activités. La définition au préalable desquelles de ces activités devront faire partie de l’externalisation de la fonction comptable s’avère alors nécessaire. Ce n’est qu’après cela que l’entreprise se concentrera sur le prestataire et les modalités du contrat. Ces modalités devront prendre en compte les moyens à mettre à la disposition du prestataire, les futures relations entre celui-ci et l’entreprise et les moyens de contrôle de la prestation fournie.
L’externalisation de la fonction comptable offre plusieurs avantages à l’entreprise tant sur le plan stratégique, financier, opérationnel qu’organisationnel. En effet, elle entraîne un recentrage sur le cœur du métier permettant aux dirigeants de mieux s’occuper de leurs objectifs stratégiques. De même, elle améliore la qualité de l’activité, la réduction des délais d’exécution et des coûts. L’activité confiée à un spécialiste est exécutée de façon optimale et efficient et dans les meilleurs délais.
L’entreprise bénéfice de l’économie d’échelle grâce à la spécialisation du prestataire et évite des investissements imprévisibles et non nécessaires liés à l’évolution de la fonction comptable. Au-delà de ces quelques gains monétaires la variabilisation des charges fixes permet aux directeurs financiers de connaître les coûts réels de leur fonction comptable et de chaque prestation. Cela les conduit selon Gigot-Gaillard, (1995), à une maîtrise des coûts par une connaissance préalable et une rationalisation des dépenses.
Sur le plan organisationnel, l’externalisation de la fonction comptable permet un allégement de la structure grâce au transfert des actifs physiques et humains. Ainsi, les directeurs libérés d’une partie de la gestion quotidienne de l’entreprise ont plus de temps à consacrer aux clients et à la stratégie. Aussi, on note une flexibilité organisationnelle en fonction de l’activité et de l’évolution technologique. En cas d’augmentation d’activité, l’externalisation permet à l’entreprise de trouver rapidement une solution car le nombre de personnels et de moyens mis à disposition par le prestataire varie selon son activité.
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Table des matières
Introduction
Matériel et méthode
Schéma de l’étude
Critères d’inclusions
Données recueillies
Analyse statistique
Résultats
Discussion
Conclusion
Bibliographie
Tableaux
Annexes
