Devant l’ampleur du mouvement de l’activité économique et de la mondialisation au cours des quinze dernières années environ, nous assistons à un développement des phénomènes d’externalisation dans les domaines administratifs et comptables. Pendant longtemps, les entreprises avaient la volonté de tout contrôler en interne par une intégration verticale. De nos jours, la plupart d’entre elles ont réorienté leur stratégie en adoptant, pour se développer, un modèle d’intégration horizontale. Comme précise DESREUMAUXD (1996 : 86), les mutations de l’environnement les obligent à repenser leur mode d’organisation et de gestion. La complexité de croissance des affaires liées à la difficulté pour les entreprises de stabiliser durablement des ressources de qualité, le développement de l’activité économique et la concurrence grandissante du fait de la mondialisation, l’évolution technologique, les questions de la performance ( QUELIN, 2003 : 21), les contraintes de réduction des coûts et de l’environnement institutionnel poussent de plus en plus plusieurs entreprises à externaliser certaines fonctions dont celle comptable.
L’externalisation, nouvelle forme organisationnelle, plus connue en matière informatique sous le thème facilities management ou infogérance selon TORT (2003 : 68), parait comme une alternative de réduction des couts permettant aussi à l’entreprise de se recentrer sur son cœur de métier. Selon BARTHELEMY & DONADA (2007 :97), elle est considérée comme le moyen rapide d’améliorer la performance de l’entreprise et d’accroitre la flexibilité.
COMPTABILITE ET GESTION D’UNE COMPTABILITE EXTERNALISEE
Considérée comme moyen de communication, de preuve et d’administration, la comptabilité revêt une importance capitale dans la gouvernance des entreprises. L’externalisation de la fonction comptable est un phénomène nouveau qui n’est pas encore bien maitrisé par les dirigeants d’entreprise. Pendant longtemps, les entreprises ont adopté une politique d’intégration de l’activité afin d’économiser le coût de transaction lié à la défaillance du marché mais « les mutations de l’environnement les obligent à repenser leur modes d’organisations et de gestion » (DESREUMAUX, 1996 : 86) .
Comptabilité et organisation comptable
Dans le but de fournir des informations financières fiables et sincères retraçant l’activité économique de l’entreprise, la comptabilité sert à traduire et à montrer les faits économiques ayant caractérisé la vie de l’entreprise depuis sa création jusqu’à sa dissolution. Pour mieux cerner cette rubrique, nous allons définir ce qu’est la comptabilité, ce en quoi elle consiste, présenter l’évolution de la technique comptable ainsi que l’organisation comptable.
Définition de la comptabilité
La comptabilité est définie comme un système d’organisation de l’information financière permettant de :
• saisir, classer, enregistrer des données de base chiffrées ;
• fournir après traitement approprié des Etats reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l’entité à la date de clôture ;
• fournir un ensemble d’information conforme aux besoins des divers utilisateurs intéressés (SAMBE et DIALLO, 2011 : 32).
La comptabilité représente une fonction indispensable, un vecteur de transmission de l’information continue dans les états financiers de l’entreprise (TORT, 2003 : 6). Elle est aussi un système permettant de formaliser les données relatives à l’entreprise. Elle fournit une information intelligible, significative, fiable et pertinente sur la réalité économique de l’entreprise. Elle retrace au jour le jour l’activité de l’entreprise et facilite ainsi la conduite des affaires.
Ainsi la comptabilité peut être décomposée en trois branches :
• la comptabilité générale ou financière : elle constitue la mémoire de l’entreprise et renseigne sur la composition et la valeur du patrimoine de l’entreprise ;
• la comptabilité analytique de gestion et de management : elle est l’outil qui permet à l’exploitant de connaitre ses coûts, de mesurer la rentabilité des différents secteurs de l’activité de l’entreprise ;
• la comptabilité prévisionnelle : Elle permet de chiffrer les programmes envisagés, d’apprécier leur faisabilité, et à posteriori d’expliquer et analyser les écarts entre les prévisions et les réalisations.
L’histoire de la comptabilité, l’évolution de sa technique et de ses objectifs sont liés au développement du commerce, de l’industrie et des services. Dans ce cadre, elle revêt plusieurs formes comme la comptabilité des banques, celle des assurances, des systèmes financiers décentralisés, etc.
La comptabilité est un sujet et une profession qui a évolué grandement avec le temps et qui évolue beaucoup à ce jour.
Les premières notions de comptabilités sont apparues pendant l’antiquité. Selon Mabudu (2005 :7), nous notons trois évolutions importantes de la technique comptable à travers le temps, qui est initialement basée sur le principe de la partie simple, qu’on peut citer :
• La renaissance des techniques comptables
Au fil des siècles, les négociants Italiens se réapproprient les techniques antiques. Ils finiront même par dépasser les techniques anciennes par la mise en place de « tableaux par type d’opération », qui présentent le débit et le crédit sur deux colonnes. Vers la fin du XIII, les Vénitiens et les Florentins tiennent des comptabilités encore plus complexes : un compte par « client » ou par « fournisseur », chacun avec son débit et son crédit. C’est la naissance de la comptabilité en partie double appelée « méthode comptable vénitienne ».
• A partir de la fin du XIV, des savants, des intellectuels, des mathématiciens vont commencer à rédiger des traités de comptabilité. Luca Pacioli expose dans un langage simple et compréhensible par tous les détails de la « méthode vénitienne », qui supposait selon lui l’utilisation de trois livres de comptes : le mémorial, le journal et le grand livre, et explique comment rectifier les erreurs en passant des contres-écritures, comment tirer sa balance et constater le bénéfice ou le déficit. Cette évolution qui date de l’ère industrielle, est caractérisée par l’apparition des outils de gestion interne de l’entreprise.
• Vers la modernisation de la tenue comptable .
Les grands principes comptables étant posés, la méthode comptable n’évoluera plus guère au fil des siècles. Seules les techniques d’organisations comptables évolueront encore significativement.
Il y aura d’abord la technique de tenue des comptes sur feuilles mobiles, proposée par QUINNEY en 1817, pour permettre de réduire les risques d’erreurs de report.
Puis c’est le système centralisateur (qui facilite la division du travail comptable dans les grandes manufactures) qui est inventé dans les années 1920 par Léon BATARDON et Armand DELBOUSQUET. Cette méthode suggère l’ouverture simultanée de plusieurs journaux auxiliaires spécialisés dans l’enregistrement d’une catégorie d’opération (Achat, Vente, Trésorerie, Opération diverse, RAN).
Enfin, à compter des années 60, la comptabilité commence à s’informatiser avec les ordinateurs Bull Gamma 60 ou IBM 1410, qui utilisaient essentiellement des fichiers séquentiels (cartes perforées, bandes magnétiques) en respectant la logique du traitement manuel.
Organisation comptable
L’organisation administrative et comptable d’une entreprise est l’organisation du travail de la comptabilité caractérisée par les livres (livre-journal, grand livre, livre d’inventaire) et tous autres documents utilisés, l’ordre de succession des différentes tâches jusqu’à l’obtention des documents de synthèses. Cette organisation est réglementée pour les entreprises faisant partie de l’espace OHADA.
Les obligations légales
L’OHADA fait l’obligation d’enregistrer toutes les pièces comptables et définit l’organisation comptable dans le temps et dans l’espace. C’est dans le souci de l’harmonisation des règles et principes comptables que va naître le système comptable OHADA qui se veut être plus qu’une simple liste de compte.
Les articles 14,15 et 17 de l’Acte Uniforme portant organisation et harmonisation des comptabilités des entreprises règlementent de façon précise l’organisation comptable d’une entreprise. Aux termes de ces articles l’organisation comptable doit assurer pour l’entreprise, un enregistrement exhaustif, au jour le jour et sans retard des informations ; le traitement dans le délai des données enregistrées et sa mise en place par une entreprise doit respecter certaines conditions :
• la tenue de la comptabilité en langue nationale du pays et en unité monétaire légale (le franc CFA pour les pays membre de l’UEMOA) ;
• l’emploi de la technique de la partie double ;
• la justification des écritures comptables par des pièces datées, conservées, classées dans un ordre défini dans le document décrivant les procédures et l’organisation comptable ;
• le respect de l’enregistrement chronologique des opérations ainsi que la mise en place d’une procédure destinée à garantir le caractère définitif de l’enregistrement ;
• l’identification de chacune de ces opérations précisant l’indication de son origine et de son imputation, le contenu de l’opération à laquelle il se rapporte ainsi que les références de la pièce jointe qui l’appuie ;
• le contrôle par l’inventaire de l’existence et de la valeur des biens, créances et dettes de l’entreprise ;
• le recours à un plan de comptes normalisé pour la tenue de la comptabilité : le plan de compte OHADA ;
• la tenue obligatoire des livres ou autres supports autorisés ainsi que la mise en œuvre de procédure de traitement agréée, permettant l’établissement des états financiers annuels ;
• la mise en place de procédure de contrôle interne et externe, le contrôle des comptes et la publicité légale des comptes.
Le traitement comptable de l’information comptable
Dès l’instant ou une entreprise est amenée à tenir une comptabilité, elle doit établir son propre plan de comptes pour les besoins de sa comptabilité, en conformité avec le plan général tout en tenant compte, du secteur d’activité, de la taille et de la forme juridique de l’entreprise, des informations nécessaires à la gestion. Le système d’information va permettre d’atteindre ces objectifs.
L’écriture comptable consiste à traduire les flux économiques et financiers de l’entreprise qu’il convient d’enregistrer. Elle se caractérise par :
• l’information sur l’origine du flux à comptabiliser, soit l’emploi ;
• l’information sur la destination du flux à comptabiliser, soit la ressource ;
• le montant de flux à comptabiliser.
Le principe de la partie double impose de comptabiliser pour chaque opération l’emploi et la ressource correspondante. L’enregistrement comptable se réalise grâce à l’utilisation de comptes. Le compte est un tableau synthétique décrivant de façon formalisé l’emploi et la ressource d’un flux. Il se définit par un numéro et par un nom, et précise le montant et la nature du mouvement induit par le flux : débit ou crédit. La différence entre les mouvements débiteurs et créditeurs du compte représente son solde. La comptabilisation des flux de l’entreprise est retranscrite de façon chronologique dans le journal ou à travers la présentation des différents comptes dans le grand livre.
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Table des matières
INTRODUCTION GENERALE
PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE
Chapitre 1 : COMPTABILITE ET GESTION D’UNE COMPTABILITE EXTERNALISEE
1.1. Comptabilité et organisation comptable
1.1.1. Définition de la comptabilité
1.1.2. Organisation comptable
1.2. Externalisation d’une comptabilité
1.2.1. Définition et concepts voisins de l’externalisation
1.2.2. Externalisation d’une fonction comptable et financière
Chapitre 2 : DIAGNOSTIC DE LA GESTION D’UNE COMPTABILITE EXTERNALISEE DANS LES CABINETS COMPTABLES
2.1 .Gestion d’une comptabilité externalisée
2.2. Identification et évaluation des risques d’une comptabilité externalisée
2.2.1. La notion des risques
2.2.2. Identification des risques d’externalisation de la fonction comptable
2.2.3. Evaluation des risques d’externalisation
2.2.4. Le traitement des risques de l’externalisation
2.2.4.1. Les stratégies de traitement des risques
2.2.4.2. Le contrôle interne comme dispositif de maitrise des risques
Chapitre 3: METHODOLOGIE DE RECHERCHE
3.1. Le modèle d’analyse
3.1.1. Commentaire du schéma
3.2. Les outils de collecte des données
3.2.1. La narration, l’entretien et l’interview
3.2.2. L’analyse documentaire
3.2.3. L’observation physique
3.2.4. Le questionnaire de contrôle interne
DEUXIEME PARTIE : CADRE PRATIQUE
Chapitre 4 : PRESENTATION DU CABINET MARIAME BAH
4.1. L’historique, l’environnement et missions
4.2. Organisation du cabinet
4.2.1. Les postes
4.2.2. Département audit et commissariat aux comptes
4.2.3. Département de conseil
4.2.4. Département comptable fiscal et juridique
Chapitre 5 : GESTION DE L’EXTERNALISATION COMPTABLE AU CABINET MARIAME BAH
5.1. La gestion de l’externalisation des comptabilités
5.1.1. La lettre de mission
5.1.2. L’organisation pratique des activités d’externalisation
5.2. Organisation comptable
5.2.1. Réception-vérification, création des dossiers de travail et classement des pièces comptables
5.2.2. Le traitement des pièces comptables
5.2.3. Les travaux de fin d’exercice comptable
Chapitre 6 : DIAGNOSTIC DE LA GESTION DE L’EXTERNALISATION DES COMPTABILITES DANS LE CABINET MARIAME BAH(CMB)
6.1. Les forces et les faiblesses liées à la gestion de l’externalisation des comptabilités au CMB
6.2. Recommandations
6.2.1. Recommandations liées à l’organisation comptable
6.2.1.1. La mise en œuvre de fiche de poste
6.2.2.1. Recommandations liées au non exhaustivité et de retard de la réception des pièces comptables
6.2.2.2. Recommandations liées au classement et la conservation des pièces comptables
6.2.2.3. Recommandations liées à la saisie
6.2.3. Recommandations liées au suivi et l’évaluation des différentes taches
CONCLUSION GENERALE
ANNEXES
BIBLIOGRAHIE
