Soutenance mémoire
Présentation de la photothèque
Les photographies
Décathlon utilise deux types de photographies :
– Les photographies de produit
– Les photographies d’usage
Les photographies de produit représentent des produits vendus dans les magasins ou sur internet par Décathlon. Le produit est seul sur la photographie, il n’est pas mis en situation.
Ces photographies sont répertoriées sur le site intranet de la MediaTech! de Décathlon. Cette MediaTech! est pour le moment indépendante de la photothèque.
Les photographies d’usage peuvent être de deux types :
– Des photographies d’usage classique qui font apparaître des personnes physiques et qui ne sont pas obligatoirement liées à un produit.
Contrairement aux photographies de produit, elles ont pour caractéristique de mettre en situation d’utilisation ou en mouvement les personnes et les produits. Ces photographies, en présentant des personnes, sont évidemment liées à des droits d’exploitation.
– Des photographies institutionnelles qui mettent aussi des personnages en situation mais elles se limitent aux membres du personnel de Décathlon, aux bâtiments et à toutes les activités de travail liées à Décathlon. Ces photographies sont peu nombreuses et sont souvent utilisées en internes.
Origine des photographies
Ces photographies ont des origines diverses. Mais les trois origines les plus importantes sont:
Les reportages photos : Lorsqu’un service ou une marque passion décide de lancer un reportage pour réaliser un nouveau catalogue, une campagne de publicité… Un grand nombre de photographies sont réalisées lors de ces reportages. Toutes n’entrent pas dans le catalogue ou la publicité mais la photothèque récupèrent toutes celles qui sont utilisables même si elles n’ont pas été sélectionnées.
Les missions tests : Décathlon lance régulièrement des appels à ses clients ou à son personnel pour tester les produits de l’enseigne. Cela se déroule généralement sur plusieurs jours. C’est l’occasion d’obtenir des photographies » natures » sans mannequins et sans mise en scène.
Les Cd-Rom : Selon la demande, Dagsit achète des Cd-Rom de photographies de sport, de paysages, de textures… Aujourd’hui plusieurs éditeurs proposent des produits de ce type sur internet. Ex : Wallis, Libre de droit…
Mais certaines photographies sont prises à l’occasion d’événements particuliers tel que l’ouverture d’un nouveau magasin, de soirées organisées par le comité d’entreprise, de grandes opérations commerciales comme la braderie…
Utilisation des photographies
L’ensemble de toutes ces photographies est uniquement accessible aux décathloniens, car la photothèque n’est pas ouverte au grand public. Elle ne se trouve qu’en intranet.
La plupart des photographies du fonds sport seront utilisées pour réaliser les catalogues que l’on trouve en magasin pour chaque sport, les catalogues des opérations commerciales, les PLV, les tracts, la presse et les sites internet, pour tous les supports de communication.
Les photographies du fonds thématique (photographies de paysages, de textures…) servent à l’illustration de ces catalogues et de ces publicités.
Les autres photographies, en particulier les photographies institutionnelles seront utilisées pour les documents internes qui servent à la formation et à l’information du personnel.
Gestion des droits d’images
Ces photographies d’usages posent le problème des droits d’utilisation, car ces elles mettent en scène des personnes. Lors de la réalisation des reportages, les personnes qui figurent sur les photographies signent des contrats. Les droits des photographies sont valables cinq ans à compter de la date du reportage.
La personne peut choisir de ne laisser paraître son image que sur certains supports de publication. Les contrats doivent donc être le plus précis possible afin d’éviter tout problème juridique ensuite.
L’indexeur à accès à tous les contrats et doit indiquer les droits de chaque photographie sur la notice d’indexation de l’image.
Catalogage
Les photographies sont présentes sous forme de diapositives, rangées dans des pochettes plastiques, mises dans des classeurs, eux même classés dans plusieurs armoires. L’indexeur appose une étiquette sur chaque diapositive et sur la pochette plastique de la diapositive.
Cette étiquette comporte un code, c’est le code de l’image.
Ce code comprend une série de lettres qui sont des abréviations du fonds documentaire auquel appartient la photographie ainsi que sa » famille « . Puis une série de chiffres indique le numéro du classeur, la page et la case dans laquelle se trouve la diapositive.
Cela signifie que cette diapositive appartient au fonds sport, à l’univers cycle et que c’est une photographie de vtt. La diapositive se trouve dans le classeur numéro 1 (de ce sport) à la page une, dans la case deux.
Ceci permet de retrouver facilement une photographie pour la scanner et la graver lorsqu’elle est commander, puis la remettre en place.
A l’intérieur des classeurs, les diapositives sont organisées par reportages. Et au début de chaque reportage, une fiche plastique contient tous les contrats et les renseignements du reportage.
Processus de la base de photographies d’usage
Les reportages photos sont payés par un service pour un produit précis. Ex : un catalogue pour présenter les produits de l’univers montagne. Les reportages produisent en moyenne 500 photographies. Ces photographies font l’objet d’une sélection par DAGSIT ( il reste environ 200 photographies). Puis ces photographies sont remises au service qui a commandé le reportage. Ce service choisi en moyenne une trentaine de photographies pour réaliser son catalogue. Les 200 photographies qui ont sélectionnées sont numérisées en basse définition.
Les 30 photographies qui ont été sélectionnées par le service sont numérisées en haute définition sur CD rom et livrées au service client. Le CD rom contenant les photographies en basse définition est envoyé chez l’héberger. Les 200 photographies sont introduites dans la base photos d’usage.
DAGSIT récupère les diapositives et les classes. Puis avec l’aide de Westhèque, une personne indexe les photographies que l’héberger amis sur une face cachée. Lorsque les notices d’indexation des photographies sont renseignées, les photographies peuvent apparaître sur la base. Les usagers peuvent alors consulter les photographies et passer une commande à DAGSIT qui envoie la diapositive au photograveur et facture le coût du traitement de la commande à son client. (cf en annexe 2, le schémas du processus de la base de photographie d’usage)
La photothèque
L’outil de consultation pour l’usager
Cette photothèque est accessible sur intranet, sur le site de Dagsit. Elle est donc réservée aux décathloniens.
Son organisation est la suivante :
A l’entrée de la photothèque, l’usager doit choisir le fonds documentaire dans lequel il va mener sa recherche. Il a le choix entre trois fonds documentaires.
– Le fonds Univers : ce fonds reprend tous les sports
– Le fonds Thématique : ce fonds propose les photographies de textures, de paysage, de carte géographique, de dessins sportifs, du monde du travail et de style de vie.
– Le fonds Entreprise : ce fonds propose les photographies des différentes activités en magasin, de l’activité de production, des activités logistiques, des services centraux, des événements d’entreprise, de la communication, et des portraits de décathloniens.
Avantages de la photothèque
La photothèque : un accès pour tous
La photothèque permet l’accès aux photographies à tous les décathloniens. L’outil étant hébergé sur internet, cela permet aussi aux magasins de commander des photographies dans le monde entier. La photothèque abolit les distances géographiques et permet même pour les personnes extérieures aux services centraux de commander des photographies
La photothèque : un seul et unique lieu de stockage
Les photographies sont toutes regroupées en un seul endroit. L’usager ne perd plus son temps à courir d’un service à l’autre pour savoir si telle ou telle personne aurait une photographie de tel type. Cela ne nécessite plus de connaître tout le reportage et de visionner une pile énorme de diapositive pour trouver la photographie souhaitée.
La photothèque : un gain de temps
Cette photothèque permet aux utilisateurs de choisir eux-mêmes leurs photographies, sans devoir passer par une personne responsable des photographies. D’autant qu’après avoir effectué sa recherche l’usager peut commander ses photographies en remplissant un formulaire qui apparaît à l’écran lorsqu’il a fait son choix.
La photothèque : un avantage économique
C’est aussi un gain d’argent, car bien souvent lorsque la personne ne trouvait pas la photographie voulue, elle avait recours à un appareil numérique pour faire cette photographie, qui lui revenait alors très cher.
La photothèque : une gestion rigoureuse des droits d’images
Enfin, la photothèque permet aussi de résoudre les problèmes des droits. Ceux-ci sont indiqués sur la notice de chaque photographie. L’utilisateur sait donc pour quel support, il peut employer ses photographies et pendant combien de temps ces droits sont valables.
L’utilisateur est responsable de l’exploitation qu’il fait des photographies. L’outil permet par le bon de commande de » tracer « l’utilisateur. En cas de mauvaise utilisation, Dagsit ne peut être mis en cause puisque l’utilisateur trouve toutes les informations liées aux droits des photographies dans la notice d’indexation.
Etat de l’indexation
Lorsque je suis arrivée, la photothèque contenait environ que 700 photographies, essentiellement des photographies de l’univers cycle.
Ce petit nombre de photographie indexées en 6 mois de temps est dû au fait que personne n’est chargée de la gestion de la base. Les uns et les autres ayant déjà trop d’occupation.
Les premières indexations ont été longues car les personnes qui s’en sont chargées n’avaient pas de connaissances particulières dans le domaine de la documentation. Elles ne pouvaient se référer à une liste de descripteurs. Elles étaient donc amenées à se poser chaque fois des questions par rapport à la création ou non d’un nouveau descripteur.
ELABORATION DU THÉSAURUS
Motivation
L’équipe de Dagsit souhaitait mettre en place rapidement la photothèque, afin de pouvoir en tester toutes les fonctionnalités. C’est pourquoi, ils ont souhaité rapidement indexer plusieurs reportages photos pour alimenter la base. La création du thésaurus leur est très vite apparue nécessaire pour optimiser l’indexation et faciliter la consultation des usagers.
Le thésaurus offre un langage contrôlé qui permet de réglementer la synonymie par un système de renvois et donc d’accroître le taux de rappel.
Le langage contrôle permet aussi d’améliorer le taux de précision, en utilisant des termes composés et des liens à l’intérieur des domaines. De plus, dans le cas de Dagsit où plusieurs personnes sont susceptibles d’indexer, le thésaurus doit permettre d’uniformiser l’indexation.
Principes généraux : gestion et consultation
DAGSIT gère la photothèque avec Westhèque qui est un système de gestion documentaire de type prologiciel destiné à gérer des fonds multimédia de grandes tailles.
Gestion
Dans Westhèque, le thésaurus du champ mot clés est séparé ceux des autres champs qui sont accessibles sous le nom de lexique.
Westhèque offre la possibilité aussi bien pour le thésaurus que pour les lexiques d’obtenir une vision arborescente des mots (les liens sont visibles) ou une vision en liste alphabétique (seules les relations de termes associés et d’employés pour sont visibles)
Pour mieux visualiser les relations entre les termes, j’ai choisi d’utiliser la vision arborescente pour travailler.
Le thésaurus apparaît dans un tableau. Il est divisé en deux listes disposées l’une en dessous de l’autre : la liste des mots clés et la liste des candidats mots clés qui sont les mots en attente d’être ou non validés.
Westhèque offre une multitude de fonctions au travers d’icônes présentes dans une barre d’outil.
Parcours d’un mot clé
La première opération à réalisée est la validation du mot clé. Il y a possibilité de compter les occurrences de ce mot pour prendre une décision ainsi que de visionner sous forme de mosaïque les photographies dans lequel ce mot est utilisé.
Puis il faut le positionner dans la liste des descripteurs pour qu’il disparaisse de la liste des candidats mot clés. L’élaboration des relations se fait par un ensemble d’icônes qui chacune désigne un type de relation :
Création de l’arborescence pour le champ mots clés
Un thésaurus ne couvre généralement qu’un seul domaine. Ici, le thésaurus du champ mots clés doit couvrir le domaine du sport, de l’entreprise, et différents domaines tels que le dessin, les textures et les paysages. Ce champ mots clés est commun à tous les fonds. Il est accessible sous le nom de thésaurus dans Westhèque. C’est le thésaurus le plus important de la base. Il regroupe tous les mots clés des trois fonds de photographies.
Pour organiser le thésaurus du champ mots clés, j’ai d’abord procédé à un nettoyage de la base avant de commencer, puis j’ai consulté plusieurs documents sur des supports divers. J’ai travaillé le thésaurus fonds par fonds, tous les fonds ne pouvant pas être travaillés de la même façon. A l’intérieur de chaque fonds, j’ai travaillé par domaine.( voir partie 3.4.3)
Nettoyage de la base
Lorsque je suis arrivée, la liste des mots clés contenait environ 600 termes sans lien logique entre eux. Pendant quelques jours, je n’ai fait que de l’indexation pour m’imprégner du fonds documentaire.
Avec l’aide du manuel, Construire un thésaurus de Jean Aitchison et Alan Glchrist qui explique les nonnes de construction d’un thésaurus, j’ai effectué un nettoyage de la liste des descripteurs tout d’abord par un contrôle du vocabulaire :
Discussion
Au terme de cette opération de contrôle du vocabulaire, des termes étaient restés en attente, tels que les noms de marques et les noms étrangers. Ce sont des termes qui ne doivent pas être présents dans un thésaurus sauf si ils sont susceptibles d’être recherchés par l’usager.
Après en avoir discuter, nous nous sommes mis d’accord avec mon responsable pour garder les noms de marques à condition qu’ils apparaissent dans la notice d’indexation que si ils sont très visibles sur la photographie. En effet, certains utilisateurs pourraient rechercher une photographie du vélo B’twin.
Les noms de langues étrangères ont également étaient acceptés car le vocabulaire sportif (et même de l’entreprise) est aujourd’hui très imprégné par la langue anglaise.
Ex : le mot roller est plus employé que patin à roulette.
Un thésaurus simple et- accessible
Le thésaurus est le même pour les utilisateurs de la photothèque que pour les personnes chargées de l’indexation.
Les utilisateurs de la photothèque n’ont aucune expérience dans ce domaine ; Leur recherche doit être simplifiée. Or le nombre de champs présents sur l’interface de la photothèque est déjà déstabilisant pour l’usager.
Ce thésaurus doit être facile à utiliser pour les indexeurs qui jusqu’ici n’étaient pas des personnes expérimentées dans le domaine de la documentation.
Le vocabulaire d’indexation utilisé doit susciter les même images visuelles pour tout le monde, peu importe le bagage de connaissances des personnes.
D’autre part, il faut rappeler aussi que nous sommes dans le cadre d’une entreprise et que les notions de rendements et de coûts rentrent enjeu. La photothèque a besoin d’un outil adapté et efficace.
Une forte culture d’entreprise
Le thésaurus a dû être adapter pour intégrer les noms étrangers, les noms de marque, les concepts. Et, Décathlon a une foxte culture d’entreprise dont il a fallut tenir compte. Le public d’usager qui consultent la photothèque, emploient des termes techniques, des noms de produits. C’est important que ces termes apparaissent dans le thésaurus pour que l’usager puisse retrouver ses repères.
Un fonds documentaire vivant
C’est une difficulté dans le sens où une photographie peut avoir plusieurs valeurs. Il y a ce qui est visible sur la photographie et ce que la photographie exprime. Il y a l’émotion, c’est ce qui se dégage de la photographie. On ne peut se limiter à ce qui est visible. La difficulté réside dans la polysémie de l’image. Selon le niveau de connaissance, la vie, l’âge de la personne, le vécu de la personne, l’interprétation de l’image sera différente. Lors de l’indexation, nous avons choisi de nous limiter à la description des éléments présents sur la photographie (un homme, une raquette, un filet de tennis…) et de n’ajouter que un ou deux éléments pour indiquer la connotation de l’image. L’indexeur doit choisir l’émotion principale. Celle que tout le monde ressent en regardant la photographie. Ex : le bonheur, la tristesse. J’ai choisi de regrouper ces termes abstraits sous le terme générique EMOTION dans le thésaurus.
Un travail réalisé seule
La plupart des thésaurus sont réalisés en équipe, ce qui permet de confronter plusieurs points de vue. Lors de mon stage, j’ai du mené cette réflexion sur le thésaurus seule.
Heureusement, j’ai pu rencontrer régulièrement Patrice Nairi et obtenir ainsi un oeil critique sur mon travail.
D’autre part, fin août, une personne de Westvalley, l’entreprise qui a fournit le logiciel documentaire Westhèque, est venue pour nous donna- une journée de formation sur l’outil de travail. Cette personne est documentaliste. Elle m’a apportée plusieurs informations utiles pour la réalisation de mon travail et à corriger les erreurs que j’avais pu faire. Cette journée de formation à été très enrichissante puisqu’elle m’a permis de mieux connaître l’outil de travail et d’avoir un contact avec un professionnel de la documentation.
Poursuite de l’indexation
DAGSIT devrait recruter plusieurs personnes pour s’occuper du travail de catalogage et d’indexation. Le retard à rattraper étant énorme.
Les différents services doivent encore mettre à la disposition de DAGSIT leurs photographies pour que celles-ci soient indexer dans la base. Pour le moment, seules les photographies de l’univers cycle et les photographies de CD rom ont été indexées.
Cette mise à disposition des photographies par les services soulève des problèmes matériels et économiques. Certains se servant de ces photographies pour financer leurs reportages.
D’autres services sont d’accord que pour que leurs photographies soient indexées dans la base mais ils souhaitent conserver un droit d’exclusivité sur ces photographies qui véhiculent leurs images.
Dagsit peut déjà fournir une solution à ce problème puisque l’outil d’indexation propose un système de marque pour les photographies que l’on souhaite mettre de côté. Ces photographies exclusives pourraient recevoir une marque. Elles seraient apparentes sur la base. Si un utilisateur les sélectionne, un message apparaîtrait à l’écran pour le prévenir que ces photographies sont exclusives et qu’il doit contacter le service responsable de ces photographies. Le service concerné pourra alors prendre ou non la décision de laisser l’utilisateur exploiter ces photographies. Cet accord dépendra sûrement de l’usage que souhaite en faire l’utilisateur.
Modification de l’interface
DAGSIT essaye de prendre contact avec les premiers utilisateurs de la base pour obtenir leurs remarques et voir les améliorations à apporter à la base.
Parmi les premières remarques que l’équipe a pu recevoir, il semble que l’écran de recherche pour le fonds sport soit quelque peu compliqué. DAGSIT propose aujourd’hui une nouvelle organisation des champs de l’interface avec des couleurs différentes selon si le champ donne des informations descriptives ou desinformations matérielles.
Le bon de commande semble lui aussi peu clair car beaucoup d’utilisateurs envoient leurs commandes par mails sans utiliser le bon de commande qui est proposé à la fin de leurs sélections. Tout ceci doit encore être étudié car il est très important que tout les usagers passent par le parcours classique de commande pour éviter tout oubli dans les demandes.
Ces modifications d’interface doivent se faire en collaboration avec West Valley qui est la société qui héberge la base.
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Table des matières
INTRODUCTION
I. Présentation Général
1.1 Décathlon : 25 ans d’histoire
1.1.1 Une entreprise à fond la forme
1.1.2 Campus : Le parc la forme
1.1.3 Les services centraux internationaux
1.1.4 Dagsit
1.2 Organisation du stage
1.2.1 Mission
1.2.2 Gestion du temps
II. Présentation de la photothèque
2.1 Présentation du fonds documentaire
2.1.1 Les photographies ?
2.1.2 Origine des photographies
2.1.3 Utilisation des photographies
2.1.4 Gestion des droits des photographies
2.1.5 Catalogage
2.1.6 Processus de fonctionnement de la photothèque
2.2 La photothèque
2.2.1 Outil de consultation pour l’usager
2.2.2 Avantages de la photothèque
2.2.3 Etat de l’indexation
III. Elaboration du thésaurus
3.1 Motivation
3.2 Principes généraux : gestion et consultation
3.2.1 Gestion
3.2.2 Consultation
3.3 Particularité de la mission
3.3.1 Le micro-thés aurus du champ Univers
3.3.2 Le micro-thésaums du champ Personnage
3.3.3 Le micro-thésaurus du champ Lieu
3.3.4 Le micro-thésaurus du champ Thème d’entreprise
3.3.5 Le micro-thésaurus du champ Rubrique thématique
3.4 Création de l’arborescence pour le champ mots clés
3.4.1 Nettoyage de la base
3.4.2 Discussion
3.4.3 Mise au point d’une notice d’aide à l’indexation
3.4.4 Organisation et enrichissement du thésaurus
3.4.5 Elaboration informatique du thésaurus
3.5 Les difficultés d’élaboration du thésaurus
3.5.1 La gestion du temps
3.5.2 Un thésaurus simple et accessible à tous
3.5.3 Une forte culture d’entreprise
3.5.4 Un fonds documentaire vivant
3.5.5 Un travail réalisé seule
IV. Avenir de la photothèque
4.1 Une photothèque en devenir
4.1.1 Poursuite de l’indexation
4.1.2 Modification de l’interface
4.1.3 Finalisation du système de traitement des commandes
4.1.4 Communication de la base
4.2 Avenir de la photothèque
4.2.1 Une photothèque multilingue
4.2.2 Une photothèque externe
4.3 Maintenance du thésaurus
Conclusion
Bibliographie
Annexes
Méthodologie
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