Optimiser le traitement des encaissements de chèques constitue l’un des enjeux majeurs des entreprises. La rapidité et la fiabilité de ce traitement conditionnent le niveau de leur trésorerie, la visibilité sur leurs en-cours clients et les coûts administratifs. Or, la sensibilité des données manipulées, l’importance du respect des délais de traitement ou encore les éventuelles variations des volumes à traiter imposent des processus rigoureux.
La notion de trésorerie
Définition
Selon DEPALLENS & al (1997 : 933), la notion de trésorerie peut être appréhendée en termes de flux, correspond aux encaissements et décaissements pendant une période, ou en termes de stock, représentant la situation de trésorerie à un moment donné.
Selon VERNIMMEN (2002 : 349), la trésorerie est le cash dont dispose l’entreprise quoi qu’il arrive. Même si la banque décidait de ne plus lui prêter à court terme et quasi immédiatement il lui faut juste le temps de débloquer ses placements à court terme.
Le terme de trésorerie recouvre différentes notions liées à la gestion et à l’analyse financière.
Le Petit Larousse le définit comme étant « l’ensemble des actifs liquides d’une entreprise» Compris dans ce sens, elle représente la somme de l’encaisse monétaire, des comptes banques, des titres et effets immédiatement négociables d’une entreprise.
La gestion de trésorerie
Selon FORGET (2005 :11), dans le champ de la gestion financière, la gestion de la trésorerie se rapporte aux flux financiers à court terme, autrement dit concerne les postes de bas de bilan. Or la trésorerie est la traduction financière de l’intégralité des actes de gestion de l’entreprise, qu’il s’agisse du cycle d’exploitation, du cycle d’investissement ou des opérations hors exploitation.
La gestion de trésorerie occupe une place décisive au sein de la fonction financière d’une entreprise. Globalement, la fonction financière doit savoir procurer à l’entreprise les capitaux dont elle a besoin, au moment où elle en a besoin et au moindre coût. Elle doit aussi veiller à ce qu’aucune forme des capitaux dont dispose l’entreprise ne soit utilisée ou mal utilisée.
Selon BONNET (2003 :7 ), la fonction de gestion de trésorerie recouvre des tâches très diversifiées, plus ou moins importantes et plus ou moins fréquentes selon la taille et l’activité de l’entreprise.
Avantage d’une bonne gestion de trésorerie
La gestion de la trésorerie fait référence aux techniques qui permettent d’établir des prévisions. Et, en conséquence, elle sollicite des sources de financement court terme dans le cadre de besoins, ou à des placements court terme dans le cadre d’excédents de trésorerie. La gestion de trésorerie est cruciale pour toute société. La gestion de la trésorerie permet d’éviter le risque de cessation des paiements qui équivaut à la faillite de l’entreprise et dans ce cas elle ne peut plus honorer ses échéances à court terme.
La gestion de la trésorerie a donc pour but d’assurer la solvabilité à court terme de la société et de veiller à ce que les niveaux de trésorerie restent satisfaisants dans le temps.
De plus, une bonne gestion de la trésorerie permet en outre d’optimiser le résultat financier grâce au placement des excédents et/ou en faisant appel à des sources de financement sur des durées précises. Ceci permet donc de payer moins d’intérêts tout en dégageant du résultat financier.
La gestion date de valeur
Pour la gestion de la date de valeur, il faut maitriser :
les jours calendaires et jours ouvrés
Selon DEPALLENS (1997 : 946), il faut compter la notion de date de valeur par celles des jours calendaires (JC) et des jours ouvrés (JO). Les jours calendaires sont ceux du calendrier. Alors que les jours ouvrés sont ceux où la banque fonctionne normalement. Il y’a cinq jours ouvrés par semaine, s’il n’y a pas de fériés. Certaines opérations de crédit font intervenir les jours ouvrés, notamment les remises de chèques.
l’heure de caisse
Pour gérer une trésorerie en date de valeur, il faut également tenir compte de l’heure de caisse. Cette dernière est l’heure à partir de laquelle les opérations sont transférées au lendemain. Selon DEPALLENS (1997 : 946), il s’agit de l’heure à partir de laquelle « aujourd’hui devient demain » ; on a pu parler du « minuit des banquiers. » .
les dates de valeurs
Selon GOVOEI (2007 : 129), la date de valeur est la date considérée par la banque comme étant celle à laquelle elle exécute une opération. Si la date de valeur n’est suivie pas avec rigueur, elle peut entrainer les conséquences fâcheuses pour l’entreprise en termes de gestion. Les opérations d’encaissements ont une date de valeur postérieure de quelques jours par rapport à celle de leur initiation. Un chèque déposé pour encaissement est porté sur le compte du client plusieurs jours après. L’entreprise qui comptabilise ses opérations au jour le jour peut concéder un décalage important avec la banque et estimer sa trésorerie inférieure ou supérieure à celui de sa banque.
Du point de vue comptable, la notion de date de valeur n’a pas d’incidence directe car toute opération au sein de l’entreprise doit être enregistrée dès l’engagement et non à la date d’encaissement.
Pour une gestion rigoureuse de trésorerie, les entreprises doivent mettre en place des moyens de contrôle et de suivi nécessaires. Afin de s’assurer que les dates de valeurs retenues ou pratiquées par la banque sont juridiquement valides et que le décalage de trésorerie ne conduit pas au rejet de certaines opérations.
Selon GOVOEI (2007 : 131), l’utilisation du compte 513 « chèques à encaisser » peut limiter les risques de détournement au sein d’une entreprise. En effet dès que le chèque parvient à l’entreprise, sa possession par cette dernière est constatée.
Le principe de la « trésorerie zéro »
Selon COILLE (1997 : 241), vérifier que l’objectif de « trésorerie zéro « est satisfait, c’est assurer que tous les placements possibles sont réalisés et les financements à court terme les moins onéreux mis en œuvre.
Le principe de la « trésorerie zéro », plus exactement de l’encaisse zéro, est une règle de bonne gestion simple à comprendre. Elle signifie que le trésorier doit éviter l’apparition d’excédents de trésorerie qui impliquent des coûts d’opportunité. Comme celle de déficits qui, s’ils ne peuvent être comblés par le recours au découvert bancaire, signifient l’incapacité à faire face aux paiements prévus.
Les objectifs de la gestion de trésorerie
Selon COOPERS & all (2000 : 50), la contre-performance dans la gestion de trésorerie est très souvent liée à une absence, ou une insuffisance de définition des objectifs qui lui sont assignés. La définition des objectifs est donc d’une importance capitale dans le management des risques inhérents à la fonction de trésorerie. Ainsi, les objectifs assignés au gestionnaire de trésorerie par les dirigeants, doivent être clairs et aisément compréhensible.
La gestion de la trésorerie est généralement assurée par le responsable financier de l’entreprise. Selon LEROY (1999 : 27), les objectifs sont entre autres :
assurer la sécurité des disponibilités par la prévision de plusieurs sources de financements ;
tirer un rendement maximal des disponibilités, en ne les laissant pas inutilisées ;
réduire les disponibilités au maximum ;
éviter les découverts (en faisant la chasse aux banques, en contrôlant les dates de valeurs…) ;
motiver, intéresser, informer tous les responsables de la gestion de trésorerie ;
contrôler, voire raccourcir le crédit-clients en accélérant les appels de trésorerie ;
contrôler, voire allonger le crédit-fournisseur ;
négocier le plus longtemps à l’avance les éventuels placements d’excédents de trésorerie et crédit pour faire face aux insuffisances de trésorerie ;
mettre en concurrence les fournisseurs de fonds ;
saisir les opportunités de rendements élevés .
En somme l’importance de la trésorerie tient au fait qu’elle est solidaire de toutes les autres fonctions, puisque tous les actes juridiques et commerciaux qui caractérisent la vie de l’entreprise entrainent un encaissement ou un décaissement. On peut dire qu’une entreprise ne peut durer que si les encaissements sont supérieurs aux décaissements.
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Table des matières
INTRODUCTION GENERALE
PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE
Introduction
CHAPITRE I : LA GESTION DES ENCAISSEMENTS DE CHEQUES
Introduction
1.1 La notion de trésorerie
1.1.1 Définition
1.1.2 La gestion de trésorerie
1.1.3 Avantage d’une bonne gestion de trésorerie
1.1.4 La gestion date de valeur
1.1.5 Le principe de la « trésorerie zéro »
1.1.6 Les objectifs de la gestion de trésorerie
1.1.7 La gestion de liquidité
1.1.8 Les composantes de la trésorerie
1.1.9 Les missions du trésorier
1.1.10L’utilité de la trésorerie
1.2 LE CHEQUE
1.2.2 Les différents types de cheque
1.2.3 Les forces et les faiblesses des chèques
1.2.3.1 Forces des chèques
1.2.3.2 Faiblesses des chèques
1.3 La notion de la gestion des encaissements de chèques
1.3.1 Définition de la gestion des encaissements
1.3.2 La prévision des encaissements
1.3.3 La prévision des crédits de chèques
1.4 Le contrôle interne lié au cycle encaissement
1.4.1 Définition
1.4.2 Les objectifs du contrôle interne
1.4.3 Les composantes du contrôle interne
1.5 Le processus des encaissements de chèques
1.5.1 La rationalisation du traitement des encaissements
1.5.2 La sécurisation des encaissements
1.5.3 La formalisation des processus manuels
1.5.4 L’optimisation des coûts de traitement
1.5.5 Les étapes d’encaissement d’un cheque
1.5.5.1 Faire toutes les vérifications nécessaires
1.5.5.2 Choisir sa banque
1.5.5.3 Choisir le mode d’encaissement
1.5.5.4 Solder le compte du client
1.5.5.5 Dépôt du chèque à la banque
1.6 Les bases de la gestion du « poste clients »
1.6.1 La notion de crédit management
1.6.2 La gestion du crédit clients
1.6.3 Les risques et conséquences d’une mauvaise gestion du poste clients
1.6.4 Les enjeux de la gestion du poste clients
Conclusion
CHAPITRE II : LA GESTION DES RISQUES LIES A L’ENCAISSEMENT DE CHEQUES
Introduction
2.1 Les risques liés à l’encaissement de chèques
2.2 Les dispositifs de maitrise des risques
Conclusion
CHAPITRE III : LA METHODOLOGIE DE L’ETUDE
Introduction
3.1 Le modèle d’analyse
3.2 La collecte des données
3.2.1 L’observation physique
3.2.2 L’entretien
3.2.3 L’analyse documentaire
3.2.4 L’analyse des données
3.2.5 Le questionnaire
Conclusion
CONCLUSION DE LA PARTIE THEORIQUE
DEUXIEME PARTIE : CADRE PRATIQUE DE LA GESTION DES ENCAISSEMENTS DE CHEQUES A LA SENELEC
Introduction
CHAPITRE IV : LA PRESENTATION DE LA SENELEC
Introduction
4.1 L’historique
4.2 La mission de la SENELEC
4.3 Le cadre institutionnel
4.4 Le cadre organisationnel
4.5 Les services offerts
4.5.1 La production
4.5.2 Le transport
4.5.3 La distribution
4.5.4 Plan de restructuration
Conclusion
CHAPITRE V : LA DESCRIPTION DE LA GESTION DES ENCAISSEMENTS DE CHEQUES DE LA SENELEC
Introduction
5 .1 La fonction caisse
5.1.1 La création d’une caisse
5.1.2 Les systèmes d’exploitation
5.1.2.1 le SIC
5.1.2.1.1 La fonction caisse
5.1.2.1.2 La fonction hors caisse
5.1.2.2 Par le SYTRIIS
5.1.2.2.1 Les type de mouvements SYTRIIS
5.1.2.2.2 La caisse SYTRIIS
5.1.2.2.3 Les avantages de SYTRIIS
5.2 Les types d’opérations d’encaissement
5.3 Les vérifications des remises de chèques par le caissier
5.3.1 La vérification de fonds
5.3.2 La vérification de forme
5.4 L’enregistrement
5.5 Le rôle du caissier
5.5.1 Les niveaux de validation
5.5.2 Les moyens mis à la disposition du caissier
5.6 Le rôle du caissier principal
5.7 L’examen du chèque par le comptable
5.7.1 La Vérification de forme
5.7.2 La vérification de fond
5.7.3 La vérification de l’enregistrement dans le bordereau de chèque sur place et hors place
5.7.4 L’établissement des remises de chèques
5.7.5 L’établissement du récapitulatif des chèques encaisses
5.7.6 La remise de chèque en compte de la banque concernée
5.7.7Les decats mensuels
5.7.8 Les états synthétiques de caisse
5.7.9 La pièce de caisse
5.8 Les pourvoyeurs de fonds
5.9 Le circuit suivi par le chèque au niveau de la banque (SGBS)
5.9.1 La réception des remises
5.9.2 Le traitement des chèques
5.9.2.1 cas d’un chèque sur caisse
5.9.2.1.1 Le chèque est accepté
5.9.2.1.2 Le chèque est rejeté
5.9.2.2 Le cas d’un chèque confrère
5.10 Récupération du duplicata des bordereaux et des remises de chèques
5.10.1 Les avis de débit ou de crédit
5.10.2 Le rapprochement bancaire au niveau du service financier et comptable
5.11 La gestion de la trésorerie à la SENELEC
5.11.1 La gestion permanente de la trésorerie
5.11.1.1 Le suivi des mouvements de la trésorerie
5.11.1.1.1 Les écritures comptables
5.11.1.1.2 La gestion quotidienne de la trésorerie
5.11.1.1.3 Le brouillard de caisse
5.11.1.1.4Le tableau de trésorerie mensuel méthode directe recette / dépense
5.11.1.2 Le contrôle de la trésorerie
5.11.2 La gestion prévisionnelle de la trésorerie
5.11.3 les flux d’activité
5.11.4 Les flux financiers
5.12 L’analyse de la trésorerie
5.12.1 La gestion des excédents de trésorerie
5.12.2 La gestion des déficits
5.12.3 l’analyse de la trésorerie
Conclusion
CHAPITRE VI : ANALYSE ET EVALUATION DE LA GESTION DES ENCAISSEMENTS DE CHEQUES DE LA SENELEC
Introduction
6.1 L’analyse de la gestion des encaissements de chèques
6.2 L’évaluation des incidents relatifs aux systèmes d’encaissement
6.3 Les forces et les faiblesses des systèmes d’encaissement
6.3 Les risques inhérents à la gestion des encaissements de chèques
6.4 Les recommandations
Conclusion
CONCLUSION DE LA PARTIE PRATIQUE
CONCLUSION GENERALE
ANNEXES
BIBLIOGRAPHIE
