Le catalogage et l’indexation sous Texto : les champs 

Devenir des fiches

vérification

Une fois ces fiches saisies, M. Geudin se chargent de vérifier et de contrôler chaque nouvelle fiche, grâce à un programme de l’ordinateur qui vérifie que les données suivent les règles attribuées à chaque champ. Ainsi, toute erreur dans le champ date par exemple serait signalée de même qu’un dépassement de nombre de lignes pour un résumé.

Office International de l’Eau

L’Oieau est une association sans but lucratif et chargée de Missions d’Intérêt Général, créée dans le cadre de la loi française du 1er juillet 1901 et déclarée d’Utilité publique par Décret en Conseil d’Etat du 13 septembre 1991. L’Oieau a pour vocation de réunir l’ensemble des organismes publics et privés impliqués dans la gestion et la protection des ressources en eau, en France, en Europe et dans le monde. Elle compte 149 adhérents dont les Agences de l’eau qui sont d’importants financeurs.
L’Oieau propose aussi son Service National d’Information et de Documentation sur l’Eau dans laquelle on retrouve des bases comportant 175 000 références : Eaudoc, Jurieaudoc et Fontaine. Cette dernière est la base des Agences de l’Eau.
Aussi, tous les deux mois, Mme Cordonnier se charge d’envoyer les nouvelles fiches stockées sous disquette à l’Oieau. Celles-ci seront à nouveau vérifiées par l’Oieau qui, si elle trouve des erreurs, les renvoie à l’agence afin qu’elles soient corrigées.
Une fois toutes les vérifications terminées, les fiches seront introduites dans la Base Fontaine et consultables par tout le monde sur le site de l’Oieau ainsi que sur le site des Agences de l’Eau « EauFrance ».
Cette base permet de faire des recherches soit libre c’est à dire permettant d’interroger par tous les champs qui existe sous l’application AEGIS/LIBRIS, soit guidée c’est à dire en interrogeant par le titre, les auteurs, la date la source ou les mots-clés. Les deux seuls opérateurs booléens utilisables sont ET et OU.
Aussi, l’indexation sous Texto suppose qu’il faille aussi s’adapter pour une recherche autre telle que celle proposée sur ce site Internet.
Comme on peut le voir sur l’exemple d’une fiche provenant de la base Fontaine (annexe A VI), l’ordre des informations pour l’indexation diffère de la fiche sous Texto Windows version 6. Chaque fiche se limite à une seule page afin d’être plus lisible et en cliquant sur la cote, la messagerie électronique s’ouvre, permettant ainsi de laisser un message à l’Agence qui détient le document.
Ainsi, toute personne pouvant se connecter à Internet peut rechercher de chez elle des ouvrages qui pourrait l’intéresser pour venir ensuite les consulter sur place ou, quand il y a possibilité, les recevoir chez elle.
Ces nouveaux moyens de communication laissent supposer que de plus en plus de monde pourront consulter ces données et qu’il s’agit donc pour l’indexeur d’exécuter au mieux son travail. En effet, il serait dommage de décevoir une personne qui aurait souhaité recevoir un ouvrage chez elle faute d’une indexation adéquate. De plus, cela éviterait des transactions inutiles.

Conclusion générale

Les nombreux et récents moyens d’information à la disposition de tout un chacun offrent de nos jours une ouverture considérable à la diffusion des informations.
Le catalogage et l’indexation sous Texto Windows version 6 sont donc euxmêmes influencés par ces nouvelles perspectives.
LES enjeux et les objectifs du catalogage et de l’indexation des études scientifiques sous Texto Windows version 6 sont donc considérables. Non seulement, ils permettent d’enrichir le fonds documentaire du centre de documentation de l’Agence de l’eau de Douai mais aussi celui de la base de l’Oieau qui a une vocation encore plus large par sa diffusion sur un site Internet.
En touchant de plus en plus de monde, il devient de plus en plus difficile de se faire une idée des personnes consultant ces fiches et implicitement le travail de catalogage et d’indexation devient lui aussi plus complexe.
Enfin, chaque centre de documentation a plus ou moins ses règles et ses repères d’indexation qui fait que la recherche documentaire sera certainement plus efficace si elle se fait par les indexeurs eux-mêmes.
Mais bien sûr, le but de l’indexation reste quand même de faciliter les recherches.
Ce stage de trois mois à l’Agence de l’Eau de Douai m’a permis d’avoir une première expérience enrichissante dans le domaine de la documentation et d’évaluer mes propres compétences, sachant que je me destine à travailler dans ce domaine.
L’indexation et le catalogage sous Texto Windows version 6 m’a donné l’occasion de me perfectionner dans la représentation de l’information. Mais en dehors de cet objectif qui était le sujet de mon stage, j’ai pu aussi découvrir d’autres aspects de la documentation, notamment les contraintes administratives ou l’accueil des usagers.
J’ai finalement pu mettre en pratique tous les outils que nous avons pu appréhender au cours de l’année de maîtrise en sciences de l’information et de la documentation.
Je peux aussi maintenant évaluer mes capacités dans chaque domaine et voir ce qui doit être améliorer en priorité. Ainsi, je sais que l’accueil des usagers n’est pas la fonction que je préfère.

ANALYSES STATISTIQUES DE QUESTIONNAIRES

On a vu que l’indexation sous Texto Windows se fait pour et en fonction des utilisateurs. Cependant, il ne faut pas oublier que les bases de données contenant les références des ouvrages ne seront pas uniquement consulter sur Texto. En effet, comme on a l’a vu, ces ouvrages apparaîtront aussi sur site Internet.
Concernant l’agence, on sait que seul les documentalistes peuvent accéder à Texto. Mais comme les ouvrages sont destinés à être consultés par les personnes externes (et internes) à l’agence sur d’autres supports que Texto Windows, il serait intéressant de connaître ces personnes Aussi, on peut se dire que les personnes qui viennent au centre de documentation de l’agence sont représentatives de toutes celles qui consulteront les fiches ailleurs que sous Texto.
Justement, le centre remet depuis toujours à ces utilisateurs qui sont venus sur rendez-vous, un questionnaire dans lequel il leur demande des renseignements les concernant ainsi que leur avis concernant le service de documentation.
Ces questionnaires sont l’occasion de faire de temps en temps le point sur le fonctionnement du service. Les dernières statistiques datant de 1994, il m’a été demandé d’en réaliser pour l’année 1997/1998 c’est à dire de juin à juin.
Ces statistiques permettront de mieux connaître les utilisateurs du centre de documentation du centre et de façon plus large tous les chercheurs potentiels de documentation concernant le thème de l’eau.

Prospection et présentation des questionnaires

Les questionnaires se trouvaient à la cave parmi de la documentation qui attend d’être classée. En effet, l’agence ayant changée de locaux récemment, le temps a pour l’instant manqué pour le tri et le classement de la cave. Aussi, il n’est pas impossible que des questionnaires manquent ou soient «cachés » ailleurs.
Au cours de ma prospection, d’après les questionnaires que j’ai retrouvé, j’ai estimé à environ 70 le nombre de questionnaires par mois sauf pour les mois de juillet, août et septembre période d’été pendant laquelle beaucoup moins de monde fréquente le centre.
Aussi, pour le mois de juin, je n’ai pu récupérer que 5 questionnaires, pour le mois de juillet 6 questionnaires, pour le mois d’août 8, pour le mois de septembre 9, pour le mois d’octobre 17 et de novembre 1997 à juin 1998 parmi les nombreux questionnaires, j’ai décidé de prendre 20 questionnaires par mois sachant qu’il en existait plus d’une soixantaine pour un mois.
Les statistiques se feront donc à partir de l’analyse de 205 questionnaires qui ont été remis aux utilisateurs du centre de documentation de juin 1997 à juin 1998.

Nouvelle application Texto : STAT9798

Cette application devait répondre uniquement aux d’informations que je souhaitais avoir pour établir des statistiques qui fassent le point sur le service de documentation.
Elle avait donc pour but de me faciliter la tâche dans le décompte qui me servirait à établir mes pourcentages. En effet, en faisant des recherches par type de réponses, Texto me fournirait des réponses chiffrées : c’était le but essentiel de l’application.
Mais avant de passer à la création de l’application elle-même, il fallait réfléchir aux différents champs que j’allais créer, à leur type…afin que l’application réponde correctement et facilement à mes recherches.
A première vue, toutes les questions posées à l’utilisateur pouvaient être exploitées ainsi que l’indication du temps consacré par les documentalistes à la recherche des documents répondant à la demande de l’utilisateur. Le nom de la documentaliste ne me semblait pas devoir intervenir car il ne s’agissait pas de les évaluer dans leur travail.
Cependant, il me semblait que certaines informations, si elles devaient garder la même forme que dans le questionnaire serait difficilement exploitables sous Texto.
Cela concernait notamment les questions ouvertes qui engendrent des réponses nombreuses et variées et qu’il fallait tenter de synthétiser pour pouvoir faire des recherches simples sous Texto. Les questions sur l’objet de la recherche ont donné ainsi des réponses très diverses et variées. Aussi, il m’a fallu les revoir une par une afin de les identifier à un thème plus global comme je l’expliquerai plus précisément dans la suite de ce chapitre.
Pour les questions fermées la saisie du champ s’est fait directement d’après les réponses de même que pour les questions à choix multiples.
Une fois les champs déterminés, il fallait passer à la création elle-même de l’application pour laquelle M. Geudin m’a aidée. La première étape consiste à déterminer son nom et à localiser ce futur fichier de donnée dans la base. Son nom ne devant pas dépasser 8 caractères, j’ai choisi de la nommer STAT9798 ce qui me paraît assez explicite. La saisie d’un libellé permet, si l’on veut, de décrire en quelques mots l’objet de l’application.

Le tableur Excel 98

Cependant, il m’est apparu qu’une application sous Texto seule pour procéder à l’exploitation des questionnaires ne suffisait pas. En effet, si je voulais par exemple faire des statistiques sur les thèmes de la recherche en fonction de la catégorie de l’utilisateur, Texto ne pouvait pas répondre à mon attente. Par contre, je savais que je pouvais faire des tris avec le logiciel Excel version 98 et que ces tris pourraient me permettre de classer les thèmes en fonction de la catégorie.
Texto sous Windows version 6 permet d’exporter des données sous format ASCII vers Excel.
Ainsi, toutes les données des différents champs de l’application STAT9798 apparaîtront dans des colonnes sous Excel dont la première cellule contiendra le nom du champ.
Excel permet alors de faire des tris alphabétiques sur différentes colonnes, ce qui donnera comme je l’espérais des classements que ne peut donner Texto.
Ainsi, Excel m’a permis de faire un tri alphabétique simultané des colonnes Catégorie socio-professionnelle et Niveau/Domaine, ce qui a permis de faire l’analyse de la première catégorie en fonction de la seconde.
De plus, Excel est un outil parfaitement adapter à la création rapide de tableaux et graphiques.
Ces deux logiciels se complètent donc parfaitement pour réaliser des statistiques.
Pour la présentation de ces statistiques, les réponses sont converties en données qui sont présentées dans un tableau.
Chaque tableau comprend des colonnes dont la première cellule comporte l’intitulé de la réponse, la seconde l’effectif pour cette réponse et enfin une troisième pour le pourcentage de cette réponse.

catégorie socioprofessionnelle des utilisateurs

Au cours de la réflexion sur le catalogage et l’indexation d’ouvrages sous Texto Windows version 6, il avait été dit que la connaissance des besoins des utilisateurs potentiels des ouvrages était nécessaire pour répondre parfaitement à leurs demandes. La question de la catégorie sociale et professionnelle peut justement aider à situer leur besoin en fonction de l’activité qu’ils exercent. En effet, on peut supposer un degré différent dans la recherche d’un collégien et d’un bureau d’étude par exemple.
Pour cette question, une réponse double a été obtenue puisque l’une des personnes faisait à la fois partie d’une association et était enseignante.
Environ 45% des utilisateurs du centre de documentation de l’Agence de l’eau sont des étudiants, ce qui en fait une catégorie socioprofessionnelle considérable puisque cela représente presque la moitié des utilisateurs.
On peut supposer que les étudiants qui ont besoin de documentation spécialisée dans le domaine de l’eau ne trouvent pas de centre approprié à leur demande en dehors de celui de l’Agence ce qui fait du centre de documentation de l’Agence un lieu privilégié pour la recherche.
La seconde catégorie d’utilisateur (25%) est une catégorie qui renferme diverses activités professionnelles. Les activités qui ressortent le plus sont les demandeurs d’emplois (15%), les objecteurs de conscience, des stagiaires, des collectivités locales, des élus… et même une musicienne. Comme on peut le voir, les catégories sont diverses et variées.
En troisième position, les bureaux d’étude sont 11% à fréquenter le centre de documentation. A eux trois, ces catégories représentent la moitié des personnes utilisatrices du centre ce qui en fait les trois principales catégories.
L’autre moitié d’utilisateur est composée dans l’ordre croissant d’enseignants, d’associations, d’entreprises et de scolaires.
La catégorie des étudiants étant la plus importante, il serait peut être utile de chercher à savoir encore mieux qui ils sont. Dans cette perspective, le niveau et le domaine d’études sont des renseignements plus précis.

Origine géographique

Analvse globale

Lorsque les usagers indiquent leur adresse à la fin du questionnaire, non seulement cela permet de leur envoyer la documentation qu’ils ont demandé mais aussi, dans le cadre de statistique, de situer géographiquement ces personnes.
Il faudrait d’ailleurs peut être signaler sur le questionnaire que cette information, tout comme les autres, reste à usage interne à l’Agence et que le centre de documentation s’engage à ne pas les transmettre.
En effet, j’ai pu entendre certaines personnes demander en quoi cette information pouvait être utile. Il serait donc légitime de les en informer directement sur le questionnaire.

Objet de la recherche

Chaque utilisateur du centre vient avec l’intention de faire des recherches sur un thème particulier. Aussi, il est plus qu’intéressant de voir quels sont les domaines et donc les ouvrages les plus sollicités. Ces statistiques permettront peut être d’orienter les décisions pour l’alimentation du fonds documentaire.
Afin de rendre plus claire les réponses obtenues sur le thème de la recherche, celles-ci ont été rassemblées en 11 thèmes généraux qui correspondent à ceux utilisés pour l’accès aux ouvrages du centre de documentation de l’Agence.
Le onzième thème sur les documents “Hors eau” n’apparaît pas car il n’a pas fait l’objet de recherche de documentation.
Chaque question sur l’objet de la recherche peut amener plusieurs réponses différentes. C’est pourquoi le nombre de réponses dépassent le nombre d’utilisateurs.
Deux autres thèmes qui ne figure pas dans la liste de l’accès aux ouvrages ont par ailleurs été rajoutés. Ce sont les thèmes correspondant aux “métiers de l’environnement et de l’eau” puis celui pour la documentation générale.

Motifs d’insatisfaction

Bien que les personnes insatisfaites par le résultat de leur recherche documentaire soient très peu nombreuses, il est toujours intéressant de connaître les raisons de cette insatisfaction. En effet, ceci permettra de voir si certains motifs se justifient vraiment et, dans le cas où ça le serait, en tirer profit pour améliorer encore le service du centre de documentation de l’Agence de l’Eau. Si non, il faudrait pouvoir orienter la personne vers un autre service avant qu’elle ne vienne peut être inutilement au centre.
A signaler que six réponses pour “partielle” n’étaient pas complétées par le motif et que trois autres personnes ont quand même signalé des motifs bien qu’ayant répondu qu’ils étaient satisfaits. Enfin, une personne présente deux motifs différents d’insatisfaction.
En ce qui concerne les 24% de personnes qui n’ont été que partiellement satisfaites des résultats de leur recherche et les 1% pas du tout satisfaits, les motifs d’insatisfaction sont plutôt divers. Le tiers d’entre eux ont donné des réponses autre que celles proposées dans le questionnaire.
Parmi celles-ci, la moitié explique qu’elle n’a pas compris le classement des lois et décrets (les utilisateurs sont pourtant censés ne pas accéder seuls aux ouvrages et de plus la documentaliste est là pour les aider), que les documents n’étaient pas disponibles (les ouvrages sont parfois empruntés par les personnes internes à l’agence) ou qu’il y a eu un problème avec Internet.
On peut noter que certains avouent n’avoir pas assez parfait leur recherche par eux même ou n’avoir pas réfléchi à son but exact : ils ne peuvent donc être satisfaits de leur recherche… L’autre moitié d’entre eux expliquent leur insatisfaction par le fait qu’ils ont manqué de temps et qu’ils devront donc renouveler leur visite.
Si on analyse ces réponses, on remarque que les problèmes viennent de l’utilisateur lui-même et qu’ils sont, pour la plupart, indépendants de la compétence des documentalistes elles-mêmes et du contenu du fonds documentaire. 38% de ces personnes expliquent aussi qu’ils n’y avaient «pas de documents répondants à leur recherche ». Dans ce cas, le thème de leur recherche peut nous aider à justifier ou non l’absence des ouvrages souhaités mais surtout voir s’il est possible de répondre à ces attentes.
Ainsi, 19% de ce motif d’insatisfaction concerne le thème de «l’aménagement des eaux, hydraulique, hydrologie » puis 10% pour le thème de «la pollution et qualité des eaux » ainsi que pour «le traitement de l’eau » et «la documentation générale ».
Le thème qui revient le plus souvent et pour lequel les usagers ont trouvé que le «niveau technique des documents est trop élevé » est celui de la «pollution et qualité de l’eau ».
En ce qui concerne les personnes ayant trouvé les documents trop anciens, le thème de la recherche concernait à chaque fois «le traitement de l’eau ».
Une seule personne a trouvé que le niveau technique des documents n’était pas assez élevé. Cela concernait un point très précis puisqu’il s’agit «de boîte de branchement pour le réseau des eaux usées. Cette recherche peut être considérée comme appartenant au thème de «la pollution des eaux » même si c’est un aspect très mécanique de ce thème.
Ces résultats font ainsi ressortir «la pollution de l’eau » comme thème le plus souvent cité en terme d’insatisfaction de recherche documentaire.

Conclusions sur les statistiques

Les questionnaires remis aux utilisateurs ont permis de réaliser une évaluation quantitative et qualitative de l’utilisation du service de documentation. Il ne s’agissait en aucun cas de comparer les compétences du personnel mais de faire un bilan général de l’efficacité du service de documentation, vue par les personnes extérieures à l’Agence.
Il ressort de ces statistiques que les utilisateurs sont plutôt très satisfaits du fonctionnement global du centre de documentation. Peu de personne ont fait de suggestions pour l’amélioration du service. Ils semblent donc tous apprécier la prise en charge de leurs recherches documentaires par les documentalistes.
Bien sûr, toutes leurs recherches ne sont pas totalement concluantes mais ces statistiques permettront peut être aux documentalistes de faire le point sur les points importants qui pourraient être améliorés ; notamment sur la qualité et la quantité des ouvrages disponibles.
L’avis des usagers du centre sur le nouvel outil qu’est Internet ne peut encore être défini car celui-ci a été installé trop récemment. Aussi, aucune question ne porte sur ce sujet dans le questionnaire pourrait être remis à jour.
Pour finir, on peut dire que ces statistiques fournissent des résultats plutôt positifs et tout laisse à penser que le centre de documentation de l’Agence de l’Eau va connaître une fréquentation de plus en plus forte car les domaines de l’eau et de l’environnement sont de plus en plus à l’actualité à l’aube de l’An 2000. En conséquence, les métiers en relation avec ces thèmes vont également se développer et le centre de documentation devra certainement répondre à des demandes de plus en plus nombreuses.

Table des matières

INTRODUCTION 
A) PRESENTATION
1. L’Agence de l’Eau Artois Picardie
2. Le centre de documentation
B)DEROULEMENT DU STAGE
1. Enjeux du stage
2. Objectifs du stage
3. Texto Windows version
a) Présentation du logiciel
b) Le catalogage et l’indexation sous Texto : les champs
4. Devenir des fiches
a) Vérification
b) Office International de l’Eau
5. Conclusion générale
C) ANALYSES STATISTIQUES DES QUESTIONNAIRES
1. Prospection et présentation des questionnaires
2. Préparation de l’exploitation des questionnaires
a) Nouvelle application Texto : STAT9798
b) Le tableur Excel 98
3. Résultats
a) Fréquence des consultations
b) Catégorie socioprofessionnelle des utilisateurs
c) Origine géographique
aa) analyse globale
bb) origine autre que le Nord-Pas-de-Calais Picardie
d) Objet de la recherche p
e) Satisfaction
f) Motifs d’insatisfaction
g) Accueil des usagers
h) Temps consacré
4. Conclusions sur les statistiques
5. Présentation d’un nouveau questionnaire
Bibliographie 
Lexique 
Résumé 
Annexes A : Exemples
Annexe B : Index erroné
Annexes C : Guides

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