Le processus de recouvrement des créances
Le processus se découpe en tâches ou opérations successives, qui vont à leurs tours être dissociables en geste successifs. Ces différentes opérations sont consignées dans des documents écrits pour servir d’aide-mémoire aux acteurs chargés de mettre en œuvre les dites procédures. La position centrale du contrôle interne fait que toutes les activités de l’organisation, se construisent avec les mêmes dispositifs, s’apprécient avec les mêmes outils et la même méthode dans tous les domaines. En effet, l’auditeur s’appuie sur cette idée pour dire que le contrôle interne n’est pas une fin en soi et ne devrait pas donner lieu à des processus complexes, lourds et compliqués qui bloquent le circuit.
Mais bien au contraire le contrôle interne doit exiger que les processus soient autant que possible maîtrisés par tous les membres de l’organisation et adaptés à cette dernière. C’est seulement dans ce contexte qu’on pourra évaluer les processus en appréciant leurs qualités et chercher à les renforcer dans la mesure du possible.
Notion de créances et de recouvrement
Les créances
Les créances sont des montants, de toute nature, qui sont dus par le client à son fournisseur, échues et non échues. Les créances apparaissent à l’actif du bilan d’une entreprise dans un compte intitulé clients et effets à recevoir. Selon DAYAN (2004 : 132) « l’équilibre financier est une contrainte permanente pour chaque agent économique. Tout dysfonctionnement concernant le paiement des dettes à l’échéance implique des préjudices et demande donc une correction urgente. En même temps, l’équilibre financier est un impératif absolu, c’est-à-dire qu’il ne doit être occulté pour aucune raison ». Cet équilibre financier est tenu grâce à une bonne maîtrise du besoin en fonds de roulement (BFR). Toute variation du BFR engendre un mouvement de trésorerie.
Le besoin en fonds de roulement
Selon PIC (2009 : 91), « le BFR représente l’impact financier du décalage des durées entre durée de stockage et délai de paiement des clients comparés au délai obtenu des fournisseurs ». Le besoin en fonds de roulement est l’excédent des emplois d’exploitation (stock, poste clients…) sur les ressources d’exploitation (poste fournisseur, dettes fiscales et sociales, avances et acomptes reçus…), c’est pourquoi on appelle également besoin de financement de l’exploitation (DELAHAYE & al, 2007 : 167).
L’objectif de l’étude du BFR est de voir si les besoins d’exploitations sont financés par les ressources d’exploitations. Le BFR ne se présente pas, en effet, comme un simple problème de financement. Il relève d’un risque industriel très important. Le financement par crédit à court terme, s’il résout les problèmes de trésorerie immédiats, rend par contre l’entreprise très vulnérable à toute modification de son environnement industriel et financier ; cela conduit à des dépôts bilans dramatiques.
En considérant l’expression simplifiée du BFR, on a la formule suivante :
BFR= Stocks + créances ˗ fournisseurs .
Pour améliorer leur trésorerie et optimiser leur BFR, les entreprises misent naturellement sur le respect, voire la réduction des délais de paiement de leurs débiteurs.
La trésorerie
La trésorerie est un élément du patrimoine de l’entreprise au même titre que les investissements réalisés, les stocks détenues ou encore les créances en attentes d’encaissement.
Dans la mesure ou les clients ont une influence sur le besoin en fonds de roulement, des retards de paiement ou des clients insolvables peuvent donc dégrader le niveau de la trésorerie de ce fait l’équation de l’équilibre financier s’en trouve affectée et l’entreprise doit faire face à une trésorerie nette amoindrie.
T = FR – BFR .
Recouvrement des créances
Le recouvrement des créances est une activité règlementée consistant à utiliser tous les moyens légaux, amiables et/ou judiciaires, pour obtenir le paiement de la créance due. La rentabilité des capitaux investis est l’une des préoccupations majeures de l’entreprise. Pour atteindre cet objectif, l’entreprise doit recouvrer dans les délais échus les créances dont le recouvrement ne semble toujours pas facile.
Selon LASSEGUE (2002 : 20), « le recouvrement des créances est défini comme le fait pour un créancier d’obtenir le paiement de la somme d’argent ou de la prestation en nature qui lui est due, à l’arrivée du terme convenu ».
La politique de facturation et de recouvrement est indissociable de la notion de gestion des créances. Une fois la prestation fournie, la facturation établie, les créances doivent effectivement être encaissés afin d’assurer un bouclage normal du cycle d’exploitation (achat des biens ou prestations de services, stockage/transformation, ventes-encaissements règlements). Les fonctions de suivi des créances et de recouvrement doivent être assurées par un service spécialement désigné à cet effet par la direction générale. Ce service devra être doté d’un personnel compétent et motivé, suffisamment outillé pour procéder régulièrement au bon suivi du recouvrement.
Selon PIC (2009 : 191), « le recouvrement est une relance de paiement, amiable ou judiciaire, effectué par un fournisseur auprès de ses clients en retard de paiement ».
Les objectifs du processus de recouvrement
L’entreprise a le choix sur les méthodes suivantes pour gérer ses créances : la gestion interne, l’externalisation ou le rachat des créances (UNEDIC, 2009).
Gestion interne
Par gestion interne il faut entendre, l’entreprise elle-même gère le recouvrement de ses impayés, par l’appui ou la mise en place d’un service contentieux. Elle peut éventuellement s’appuyer sur des sociétés spécialisées, souvent des sociétés de recouvrement qui lui fournissent des services tels que des modèles de documents à l’en-tête. L’entreprise peut aussi initier une action en justice, par l’intermédiaire d’huissier de justice en cas de non-paiement, la société créancière peut décider d’abandonner la créance .
Externalisation
Selon LACITY & HIRSCHEIM (1993), « l’externalisation ou encore l’outsourcing dans la forme la plus basique peut être entendue comme l’achat d’un bien ou d’un service qui était auparavant réalisé en interne ». L’outsourcing se caractérise aujourd’hui par un transfert de personnel et de l’équipement vers le prestataire qui devient également responsable des pertes et profit.
L’entreprise fait appel à une société spécialisée dans le recouvrement, alors mandatée, qui s’occupe simplement de poursuivre la démarche initiale de recouvrement, et éventuellement des démarches judiciaires. La société de recouvrement est alors dénommée le mandataire l’entreprise faisant appel à elle est alors désignée comme le mandant, et reste créancière. En cas de non-paiement, et lorsque la démarche de recouvrement amiable voire judiciaire se sera soldée par un échec, le mandataire pourra alors fournir, en tant que professionnel, une attestation de non solvabilité au mandant, lui permettant par la suite de recouvrer la taxe sur la valeur ajoutée auprès des services fiscaux.
Le rachat de créance
L’entreprise peut faire appel à une société qui lui rachète la créance, moyennant un rabais. Dans ce cas, c’est cette société de recouvrement qui gère le risque de défaut de paiement, et elle devient alors, définitivement, le créancier. On appelle ces sociétés, des sociétés d’affacturages. Cette technique permet à l’entreprise créancière de disposer très rapidement de liquidités. L’objectif de la fonction de recouvrement des créances client c’est la mise en œuvre de l’une des méthodes citées ci-dessus. Ainsi, le processus de recouvrement peut être décomposé en plusieurs étapes à savoir :
désignation des relations financières clients
L’impulsion de la Direction Générale est une organisation en mode processus. Une affirmation d’une politique crédit en fonction de la stratégie commerciale et des besoins financiers est nécessaire pour donner au service recouvrement une forte légitimité et les moyens de piloter le processus. Selon PROVOST & VIVIEN (2001 : 8), La politique financière client doit être optimisé au service des stratégies de l’entreprise. Dans ce cas l’entreprise pourra consolider ses marges et son indépendance financière.
fixation et révision des conditions de crédit (ligne de crédit, délais et modalités de paiement) :
La ligne de crédit définit la limite du risque acceptable pour l’entreprise, client par client. Elle doit être actualisée régulièrement pour tenir compte de l’évolution de la santé économique du client, de son comportement de paiement, de l’évolution des marges et des volumes. Les risques de défaillance des clients doivent être anticipés et leur évolution surveillée.
suivi et contrôle des encours clients
La gestion des encours clients permet de suivre en permanence l’utilisation qui est fait pour chaque client de la ligne de crédit et de mettre en œuvre, dans les meilleurs délais, les actions qui s’imposent lorsque l’encours dépasse la ligne de crédit autorisée. Elle vous permettra de connaitre avec précision l’engagement financier total avec le client et de maîtriser les actions possibles en cas de dépassement des autorisations. Ainsi, vous pourrez optimiser l’action commerciale sans s’exposer de façon inconsidérée. De plus il peut provoquer la révision des lignes de crédit en cas d’insuffisance par rapport aux besoins commerciaux.
gestion administrative et comptable des comptes clients : de la facturation à l’encaissement :
Le flux de facturation, la gestion des encaissements et de l’imputation comptable (lettrage) doivent être optimisés :
1. la maîtrise du fichier clients ;
2. la qualité de la facturation ;
3. la qualité des échanges avec les départements académiques ;
4. la qualité du lettrage des comptes ;
5. connaître avec précision l’engagement réel du client ;
6. disposer d’informations à jour et fiables pour ne pas retarder les opérations de relance ;
7. être capable de produire les bonnes informations en cas de procédure.
respect des échéances de paiement ;
C’est la mise en œuvre d’une procédure de relance amiable adaptée à la typologie client qui définit :
les intervenants ;
les modalités de relance (téléphone, courrier…) ;
le calendrier des relances et leur évolution;
le suivi.
Ces vérifications, procédures vous permettent de :
comparer les délais de paiement et les délais accordés ;
prévenir les retards non qualifiés ;
identifier les éventuels litiges ;
impliquer les directions commerciales et opérationnelles.
Gestion des litiges ;
Les litiges sont souvent révélés tardivement. Ils sont de natures différentes : litiges administratifs et commerciaux, litiges techniques et logistiques. Ils ont des origines différentes et font toujours apparaître un dysfonctionnement interne. Il est important d’identifier les litiges pour écarter les faux litiges qui ne sont que prétexte à des retards de paiement. Ainsi, la résolution des litiges peut permettre d’accélérer le temps et de responsabiliser tous les intervenants.
Recouvrement contentieux.
Ce type de recouvrement doit être définit comme étant phase ultime de processus, dans la mesure où tous les recours amiables sont épuisés. A ce niveau la relation commerciale avec le client n’est plus prédominante. La procédure prend appui à la mise en demeure, choisir l’action judiciaire qui donnera le meilleur résultat possible selon :
• le montant de la créance ;
• les frais à engager ;
• le temps nécessaire pour parvenir à un résultat ;
• la santé économique du créancier ;
Enfin il faut piloter le processus de recouvrement et rester maître des décisions à prendre. Ainsi, selon VAN PRAAG (1995 : 73), l’action du crédit management doit être une action de prévention. Néanmoins, il est nécessaire d’examiner quels sont les moyens dont il dispose pour recouvrer ses créances. En effet, l’action de recouvrer dépend directement du crédit management ou qu’elle soit déléguée à d’autres acteurs internes ou externe à l’organisation, il convient d’être attentif à cet aspect du crédit management. Le crédit management dispose donc d’un certain pouvoir en la matière. Son travail d’analyse et de quantification du risque né de l’activité commerciale dont le fruit est une décision, doit lui donner la possibilité d’imposer. Selon la fonction du rapport de forces qui existe entre l’entreprise et son client, de quel que soit les moyens de paiement qu’il considère comme mieux approprié. C’est ainsi que nous allons voir les processus liés aux différents types de recouvrements.
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Table des matières
INTRODUCTION GENERALE
PREMIERE PARTIE : CADRE THEORIQUE DE L’ETUDE
Chapitre 1 : Le processus de recouvrement des créances
1.1. Notion de créances et de recouvrement
1.1.1. Les créances
1.2. Recouvrement des créances
1.3. Les objectifs du processus de recouvrement
1.4. Les procédures liées au recouvrement des créances
1.5. Les principes de recouvrement
1.6. La prévention des impayés
1.7. Le recouvrement précontentieux
1.7.1. La relance
1.7.2. La mise en demeure
1.7.3. Avocats et huissiers
1.7.4. La transaction
1.7.5. Les procédures de recouvrement par mesure conservatoire
1.7.5.1. La prescription
1.7.5.2. La saisie conservatoire
1.7.5.3. Les sûretés judiciaires
1.7.6. La notion de créance
1.7.7. Définition de de la créance
1.7.8. Types de créances
1.7.8.1. Créances privilégiées
1.7.8.2. Créances chirographaires
1.7.8.3. Créances institutionnelles
Chapitre 2 : L’audit du processus de recouvrement des créances
2.1. Le concept d’audit des processus
2.2. La démarche d’audit interne
2.2.1. La phase d’étude
2.2.2. La phase de réalisation ou de vérification
2.2.2.1. La réunion d’ouverture
2.2.2.2. Le programme de vérification
2.2.2.3. Le travail sur le terrain
2.2.2.4. L’évaluation du contrôle interne
2.2.2.5. Le contrôle des comptes
2.2.3. La phase de conclusion
2.2.3.1. Le projet de rapport
2.2.3.2. La réunion de synthèse
2.2.3.3. Le rapport définitif
Chapitre 3 : Méthodologie de l’étude
3.1. Modèle d’analyse
3.2. Outils et techniques de collecte de données
DEUXIEME PARTIE : CADRE PRATIQUE DE L’ETUDE
Chapitre 4 : Présentation du CESAG
4.1. Historique, mission, valeurs, vision du CESAG
4.1.1. Historique
4.1.2. Mission
4.1.3. Valeurs
4.1.4. Vision
4.1.5. Les activités du CESAG
4.1.6. La logistique d’appui du CESAG
4.1.7. Organisation et fonctionnement du CESAG
4.1.7.1. Le Conseil D’Administration
4.1.7.2. La Direction Générale (DG)
4.1.7.3. Les Directions
4.1.7.4. Le Secrétariat Général (SG)
4.1.7.5. La Direction de la Formation (DF)
4.1.7.6. La direction de la recherche et de la consultance (DRC)
4.1.7.7. Le Projet Master Banque Finance (PMBF)
4.1.7.8. Le projet Licence en Gestion des PME-PMI
Chapitre 5 : Recouvrement des créances stagiaires du CESAG
5.1. Les procédures de recouvrement des créances stagiaires du CESAG
5.1.1. Recouvrement des créances des nouveaux stagiaires
5.1.1.1. Vérification de la validation de l’admission au CESAG
5.1.1.2. Envoi de l’admission par mail et de la facture proforma
5.1.1.3. Facturation (département financier et comptable)
5.1.1.4. Règlement financier (caisse, ECOBANK)
5.1.1.5. Le règlement par moratoire (dérogation recouvrement comptabilité)
5.1.1.6. Déroulement du processus de recouvrement des créances des nouveaux stagiaires (les acteurs du processus de recouvrement des créances stagiaires)
5.1.2. Procédure de recouvrement des créances des anciens stagiaires
5.1.2.1. Vérifications d’usage et du matériel académique (quitus)
5.1.2.2. Traitement des quitus
5.1.2.3. Facturation
5.1.2.4. Règlement financier
5.1.3. Procédure de recouvrement des créances des stagiaires institutionnels
5.1.3.1. Présentation et vérification de la prise en charge
5.1.3.2. Etablissement de la facture
5.1.3.3. Mise en œuvre de la procédure de recouvrement
5.2. Suivi des compte des stagiaires
5.3. Rapprochement entre la comptabilité, la scolarité et l’agent de recouvrement
5.4. Les processus au cœur de ces démarche
Chapitre 6 : Mise en œuvre de l’audit du processus de recouvrement des créances du CESAG et recommandations
6.1. L’audit du processus de recouvrement des créances stagiaires au CESAG
6.2. Prise de connaissance de la société
6.2.1. Plan de mission et programme de travail
6.3. Analyse des risques
6.3.1. Identification des risques de recouvrement des créances
6.3.2. Test de contrôle interne et analyse des risques
6.3.2.1. Prise de connaissance du contrôle interne du recouvrement du CESAG
6.3.2.2. Le questionnaire du contrôle interne
6.3.2.3. Forces et faiblesses du processus de recouvrement du CESAG
6.3.2.4. La grille de séparation des tâches
6.3.2.5. Contrôle de l’application permanente des processus
6.3.2.6. Les objectifs de l’auditeur
6.4. Phase d’exécution
6.4.1. Programme de vérification
6.4.1.1. Les recouvrements amiables
6.4.1.2. La procédure des recouvrements de créance stagiaire du CESAG
6.4.1.3. Analyse statistique des risques de recouvrement des créances
6.4.2. Analyse et interprétation de l’état des créances
6.5. Phase finalisation
6.5.1. Rapport d’audit
6.5.1.1. Compte-rendu pour la Direction
6.5.1.2. Définition des constats d’audit
6.5.1.3. Référentiel documentaire
6.5.1.4. Synthèse de l’audit
6.5.2. FAR relative à la transmission de l’information aux stagiaires débiteur
6.5.3. FAR relative au fonctionnement du service de recouvrement
CONCLUSION GENERALE
ANNEXES
BIBLIOGRAPHIE
