La société Transénergie, bureau d’études spécialisé dans les énergies renouvelables, est confrontée au problème de la gestion et de la diffusion des documents de nature diverse et provenant de différentes sources. Un fonds important de documents électroniques est stocké sur le serveur. Un certain nombre d’éléments amènent aujourd’hui l’entreprise à réfléchir et à repenser son infrastructure de gestion des données techniques, administratives et commerciales. En effet, on assiste à une inflation de documents dont une part non négligeable est soit mal intégrée dans le système existant soit largement inexploitée. Le défi actuel consiste à gérer les phases de production du contenu, le flux des documents tout en conservant une approche tournée vers l’organisation de la mémoire de l’entreprise et l’accès à cette mémoire.
Etude de faisabilité d’un modèle de GED
Il s’agit ici d’étudier la possibilité de mettre en place un système documentaire. Pour cela, il est important de connaître les fonctions, les techniques et les produits documentaires dans leur diversité.
Présentation du projet
Principes généraux
Les documents et leur cycle de vie :
Suite à la signature d’un accord-cadre entre EDF-GDF et la société Axemble, fournisseur de logiciels de gestion documentaire et de solutions portail web et intranet, EDF-GDF souhaite équiper l’ensemble de l’entreprise en « progiciels départementaux ». Axemble, par cet accord, se voit confier la possibilité d’offrir aux filiales d’EDF-GDF les mêmes conditions tarifaires dans le cadre de projets répondant aux mêmes obligations. Après avoir reçu ce courrier, le directeur me l’a remis en me demandant s’il serait intéressant d’équiper l’entreprise d’un intranet. J’ai discuté avec les membres du personnel pour savoir ce qu’ils pensaient de cette opportunité. La plupart d’entre eux ne voyaient pas l’intérêt d’avoir un intranet mais tous étaient d’accord pour me demander de chercher des solutions leur permettant d’accéder plus rapidement à l’information.
J’ai déjà mentionné que le système actuel repose sur une production électronique de l’information et une édition papier notamment pour la documentation technique. Cela pose différents problèmes et contraintes. La diversité et les formats des documents rassemblés sur le serveur, font que l’on trouve des :
– documents bureautiques
– documents de gestion (post-script)
– documents fax
– documents e-mail (messages et pièces jointes)
– documents externes .
Lors de mon arrivée en stage, face à l’énorme quantité de documents sur le serveur, j’ai fait un rapide état des lieux pour estimer de façon globale à combien s’élevait le nombre de documents et savoir quel type de documents était le plus souvent utilisé. J’ai recensé le nombre de dossiers et de fichiers présents sur tous les lecteurs aussi bien ancien lecteurs que nouveaux.
Les utilisateurs et leurs besoins
Les utilisateurs ont besoin d’une information pertinente, c’est-à-dire la bonne information au bon moment, en fonctions de leurs activités et de leurs besoins ponctuels. La mise à disposition électronique de l’information implique l’évolution de la démarche de l’utilisateur qui doit aller vers l’information. Cependant, l’utilisateur n’accomplit pas toujours cette démarche et ne voulant pas perdre de temps à rechercher dans les dossiers, il crée souvent un dossier parallèle qui n’est la plupart du temps que le doublon d’un dossier déjà existant. La diffusion électronique offre la possibilité de récupérer des informations et de les transformer si nécessaire pour un usage personnel.
L’information technique sous forme papier est aussi abondante que la diffusion électronique de documents et elle est archivée en fonction d’un classement propre à chaque personne. Autant de secteur autant de plan de classement différent. Il serait intéressant de réorganiser cette information papier soit en adoptant le plan de classement mis en place pour la documentation technique électronique soit en important et en adaptant le thésaurus Gemet, ( General Multilingual Environmental Thesaurus ) « mis au point par ETC-CDS ( European Topic Centre on Catalogue of Data Sources ) sous couvert de l’Agence Européenne de l’Environnement de façon à permettre, à terme de faire communiquer entre elle les diverses bases de données existantes en Europe et liées aux problématiques du développement durable » .
Cela permettrait de créer un classement unique, structuré et logique. De plus une grande quantité d’information technique mériterait d’être numérisée et d’être diffusée de façon électronique. D’une part, cela enrichirait le fonds technique informatisé et d’autre part cela éviterait à cette documentation d’être stockée dans des cartons.
Le choix de l’outil documentaire : les solutions envisagées
Une base de données sous Access
Une base de données unique et homogène
Une base de données contient un ensemble d’éléments relatifs à un fait, un événement, aux fins de traitement de toute sorte. Chaque élément d’information sur un document doit faire l’objet d’un champ où il est stocké avec ses semblables, de façon à permettre ultérieurement une recherche et un tri conséquents. Il convient alors d’élaborer et d’organiser un grand nombre de critères qui seront pris en charge par le système gérant les données de la base. Par exemple, la capacité de tri et de traitement statistique du système devrait permettre au personnel de l’entreprise de réaliser des extractions par année, par type d’activité, par auteur (puisque les affaires portent 5 chiffres, 2 pour l’année en cours et les 3 autres pour le numéro de l’affaire, et les initiales de leur auteur), par type d’activité (photovoltaïque, éolien, systèmes hybrides…), photos…
Les catégories de documents à répertorier sont nombreuses. On trouve :
– des photos
– des fichiers Word, Excel,
– des guides méthodologiques de l’ADEME, de la Commission Européenne, etc.
– de la documentation de fournisseurs
– des fiches de référence sur les différents domaines d’activité
– des diaporamas créés sous PowerPoint et utilisés au cours de séminaires ou de formations donnés par Transénergie
– des rapports de projets d’études .
Parmi les champs souhaités, il pourrait y avoir :
– l’auteur
– les mots-clés
– le titre du document
– l’année
– le lieu (lorsqu’il s’agit d’affaires traitant de l’étranger : Comores, Sénégal, Indonésie…)
– le type de support
– le nombre de pages .
Comme outil de requête, on pourrait utiliser outre les opérateurs booléens, la troncature, le principe d’une requête en multi-champs, des requêtes multiples, un croisement de requêtes, etc. Au delà des caractéristiques techniques et des fonctionnalités auxquelles devrait répondre le système choisi, il faudrait prendre en compte d’autres paramètres. Il faudrait penser à mettre en place une structure de la base paramétrable et modifiable par l’utilisateur. En ce qui concerne la saisie et la mise à jour des données, on devrait à partir de documents existants faire des copier/coller, des modifications, des reprises totales ou partielles des documents… pour l’indexation et la puissance de recherche, il faudrait prévoir une capacité disque suffisante, des troncatures, des opérateurs booléens et de proximité, l’historique de la recherche, la sauvegarde d’une équation de recherche…
Parmi les fonctions complémentaires, il faudrait prévoir un thésaurus. A propos de la visualisation des données après avoir fait une interrogation, le système pourrait mettre en place un classement des réponses, une mémorisation des formats d’édition… De plus, la clarté des messages d’erreur, le développement de modules spécifiques sont très importants.
L’utilisation d’un système de base de données
On aurait pu envisager de réaliser une base documentaire sous Access ce qui aurait été une solution adaptée à l’entreprise puisque ce logiciel fait partie du pack Office largement répandu dans les bureaux. Un point important à souligner c’est que ce logiciel étant déjà dans l’entreprise, cette solution ne nécessitait pas d’investissement. De plus, en installant la base de données sur le serveur tout le monde pourrait l’interroger depuis son poste de travail. L’utilisation en serait d’autant plus facile que le personnel est familiarisé avec l’environnement Windows.
Mais très vite il est apparu qu’indépendamment de la complexité d’un système adéquat sous Access, le SGBD s’avère être d’une utilisation difficile dès que la base est importante. Sur le long terme avec la croissance des références, la recherche de documents risque de devenir très lente. Parmi les détails d’utilisation, si la modification des données, au fur et à mesure des besoins, est un avantage en revanche il est difficile de faire une recherche en plein texte. De plus comme il n’est pas possible de faire une indexation en plein texte ou automatique, il faudrait donc indexer les documents manuellement.
Sachant que seule la documentation présente sur les nouveaux lecteurs serait prise en compte dans le cadre de ce projet de SGBD et que l’indexation serait manuelle, je me suis livrée à quelques calculs pour estimer le temps nécessaire à cette opération. Il y a environ 35800 documents sur les nouveaux lecteurs. Supposons que 6000, à peu près, sont des e-mail, des fax ou des documents de moindre importance qu’il ne serait pas nécessaire d’indexer. Si on estime que 3 minutes environ par document sont nécessaires pour établir la liste de mots-clés permettant de l’indexer, il faudrait 89400 minutes soit environ 1490 heures. Si on applique le temps nécessaire pour indexer un document, c’est-à-dire 3 minutes, à raison de 7 heures par jour, il faudrait près de 213 jours de travail pour indexer les documents . Pour savoir combien de mois de travail cela représenterait, il faut diviser ce nombre par 20 (en moyenne le nombre de jours travaillés dans un mois) et on obtient un résultat de 10,65 mois soit un peu plus de 10 mois. Autrement dit l’indexation manuelle nécessiterait près d’une année de travail à condition de tenir le rythme de 3 minutes par document, 7 heures par jour, 20 jours par mois. Ce rythme étant difficilement tenable, il serait plus judicieux d’envisager une période comprise entre 12 et 15 mois. Dans ces conditions, il est peut-être plus intéressant d’utiliser un logiciel documentaire qui propose des solutions d’indexation automatique ainsi que la gestion de thésaurus.
L’utilisation d’un logiciel documentaire
Les améliorations attendues d’un logiciel de GED
Un logiciel documentaire peut être mieux adapté à la gestion de la documentation sur le long terme. Un des avantages d’un logiciel de GED c’est sa performance. Il offre une meilleure gestion de l’existant, une simplification des procédures de mise à jour. De plus l’informatisation des traitements et de recherche permettent d’optimiser la recherche d’information :
– une interrogation de l’ensemble des documents
– le développement des modes de recherche : thématique, par motsclé, en texte intégral, par navigation hypertexte
– une recherche sélective de l’information adaptée aux besoins des utilisateurs
– un accès direct aux documents dans un format modifiable et imprimable .
La diffusion en ligne permet de mettre à disposition les documents sans délai. La diffusion électronique permet également une diffusion plus large. Il est ainsi possible d’augmenter le nombre d’utilisateurs tout en observant les règles de sécurité qui s’appliquent à cette documentation.
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Table des matières
INTRODUCTION
PARTIE 1 PRÉSENTATION DU PROJET DANS LE CADRE DE L’ENTREPRISE
1. PRÉSENTATION GÉNÉRALE
1.1. Le personnel et les locaux
1.2. L’environnement informatique
1.3. Le fonds documentaire
2. LE CONTEXTE INFORMATIONNEL
2.1. Une organisation complexe
2.2. Les objectifs de la mission
PARTIE 2 : LA RECHERCHE D’UNE NOUVELLE ORGANISATION DU SERVEUR
1. LA MÉTHODOLOGIE SUIVIE
2. L’ANALYSE DE L’EXISTANT
2.1. L’analyse du système développé et la prise de connaissance de la documentation
2.2. L’analyse des besoins
3. LA RÉALISATION DES NOUVELLES ARBORESCENCES
3.1. De nouvelles structures à élaborer
3.2. L’organisation et l’archivage des données
3.3. planification et mise en place
PARTIE 3 : ETUDE DE FAISABILITÉ D’UN MODÈLE DE GED
1. PRÉSENTATION DU PROJET
1.1. Principes généraux
2. LE CHOIX DE L’OUTIL DOCUMENTAIRE : LES SOLUTIONS ENVISAGÉES
2.1. Une base de données sous Access
2.2. l’utilisation d’un logiciel documentaire
3. L’APPORT D’UN INTRANET POUR UNE ENTREPRISE
3.1. Qu’est ce que l’Intranet ?
3.2. Pourquoi un Intranet
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIE
TABLE DES ANNEXES
ANNEXE 1 : PRÉSENTATION DE LA SOCIÉTÉ
ANNEXE 1-1 : HISTORIQUE DE LA SOCIÉTÉ
ANNEXE 1-2 : TRANSÉNERGIE DANS LE MONDE
ANNEXE 1-3 : ORGANIGRAMME DE LA SOCIÉTÉ
ANNEXE 2 : L’ORGANISATION DU SERVEUR
ANNEXE 2-1 : FICHE DE DÉFINITION D’UNE ARBORESCENCE SOUS DOSSIERS
ANNEXE 2-2 : RECENSEMENT DES FICHIERS PAR TYPE DE DOCUMENTS
ANNEXE 2-3 : EXEMPLE D’ARBORESCENCE (DOCUMENTATION COMMERCIALE / SECTEUR FRANCE)
