HMD-PROD
Mise en place d’un système de contrôle interne (SCI)
Lorsqu’une direction d’office fait l’inventaire des risques auquel son office est exposé, lorsqu’elle établit la liste des compétences des différents secteurs ou lorsqu’elle définit les décisions qui ne peuvent être prises qu’après l’avis d’une seconde personne, elle renforce son système de contrôle interne (SCI). Elle améliore ainsi l’efficacité de son action et réduit ses risques. La responsabilité de l’élaboration et de la mise en place d’un SCI incombe à la direction de chaque office.
Les audits du Contrôle fédéral des finances mettent souvent en lumière des lacunes dans les SCI qui exposent un office à des risques inutiles, par exemple :
• élaboration des différents processus sans prise en compte suffisante des objectifs stratégiques ou des risques
• procédures insuffisamment documentées
• méconnaissance de certains contrôles automatisés qui facilitent le respect des directives
• application inconstante des contrôles intégrés dans les processus.
Concept général de mise en place d’un SCI
Définition et composantes du contrôle interne
Le contrôle interne se définit comme un processus mis en œuvre par la direction, les cadres et le personnel d’un office, destiné à fournir une assurance raisonnable quant aux objectifs suivants:
• optimisation des processus et des activités d’un office; afin de fournir un travail efficace et à un coût minimal, tout en limitant au maximum les erreurs et les risques
• fiabilité des informations financières et de gestion
• conformité aux lois et aux réglementations en vigueur .
L’importance du contrôle interne a été reconnue et intégrée dans la nouvelle Loi sur les finances de la Confédération.
Loi sur les finances de la Confédération (RS 611.0)
Art. 12
4 Le Conseil fédéral et l’administration gèrent les finances de la Confédération selon les principes de la légalité, de l’urgence et de l’emploi ménager des fonds. Ils veillent à un emploi efficace et économe des fonds.
Art. 39 Contrôle interne
1 Le Conseil fédéral prend les mesures permettant de:
a. protéger la fortune de la Confédération;
b. garantir l’utilisation adéquate des fonds conformément aux principes énoncés à l’art. 12, al. 4;
c. prévenir ou déceler des erreurs et des irrégularités dans la tenue des comptes;
d. garantir la régularité de la tenue des comptes et la fiabilité des rapports.
2 Il tient compte des risques encourus et du rapport coût-utilité.
Cette définition repose sur certains concepts fondamentaux, à savoir:
• Le contrôle interne est un ensemble de mesures qui constitue un moyen d’arriver à ses fins et non pas une fin en soi.
• Le contrôle interne n’est pas un événement isolé ou une circonstance unique, mais un ensemble d’actions qui se répandent à travers toutes les activités de l’office. C’est un outil de gestion pour la direction qui ne saurait se substituer à elle. Les procédures de contrôle interne sont particulièrement efficaces lorsqu’elles sont intégrées à l’infrastructure et font partie de la culture de l’office. Elles doivent être intégrées et non pas rajoutées.
• Le contrôle interne est mis en œuvre par des personnes. Ce n’est pas simplement un ensemble de manuels, de procédures et de documents. Il est assuré par des personnes qui font vivre à tous les niveaux de la hiérarchie cet objectif commun. Le contrôle interne est l’affaire de la direction, des cadres et des autres membres du personnel. Ce sont les individus qui fixent les objectifs et mettent en place les contrôles.
• La direction ne peut attendre du contrôle interne qu’une assurance raisonnable, et non une assurance absolue. La probabilité d’atteindre des objectifs est soumise aux limites inhérentes à tout système de contrôle interne, qu’il s’agisse du jugement exercé lors des prises de décision qui peut être défaillant, de la nécessité d’étudier le rapport coûts/bénéfices avant la mise en place de contrôles ou qu’il s’agisse de dysfonctionnements qui peuvent survenir en raison d’une défaillance humaine ou technique. En outre, la collusion entre plusieurs personnes peut faire échouer les contrôles. Enfin, il est toujours possible pour le management de ne pas respecter le système de contrôle interne.
• Le contrôle interne est axé sur la réalisation d’objectifs dans un ou plusieurs domaines qui sont distincts mais qui se recoupent. Chaque office doit déterminer des objectifs et des stratégies pour les atteindre. Ils peuvent être fixés pour l’office dans son ensemble ou orientés sur des activités particulières au sein de celui-ci. Certains d’entre eux sont communs, comme la volonté de construire et de conserver une image favorable au sein de l’administration fédérale et auprès des administrés.
Types d’objectifs du contrôle interne
Afin d’optimiser l’efficacité du contrôle interne, il convient de classer les objectifs en trois catégories :
Objectifs opérationnels
• soit la réalisation des objectifs stratégiques de l’office, la maîtrise des risques, ainsi que l’optimisation de l’utilisation des ressources. Le qualificatif «opérationnel» n’est pas ici à opposer à la dimension «stratégique» mais renvoie aux objectifs métiers de l’entreprise.
Objectifs financiers
• soit la mise à disposition d’informations financières fiables et conformes aux normes comptables applicables, ainsi que des informations nécessaires à la bonne gestion de l’office.
Objectifs de conformité
• soit le respect par l’office des différentes lois et réglementations en vigueur. Cet objectif, souvent négligé, justifie le fait d’associer le service juridique d’un office à un projet de mise en place d’un SCI.
Ces catégories distinctes mais qui se chevauchent (un objectif donné peut rentrer dans plus d’une catégorie), couvrent différents besoins et peuvent relever de la responsabilité directe de différents membres du management.
Le responsable des services comptables ou financiers
Celui-ci joue un rôle de pilotage particulièrement important. En effet, ses activités de contrôle sont exercées sur la structure de l’office non seulement de haut en bas, mais également de façon transversale à travers toutes les unités opérationnelles et fonctionnelles. Il doit veiller à ce titre, à ce que le système de contrôle interne couvre l’ensemble d’un processus et ne se limite pas à la partie «comptable» de celui-ci (exemple: le SCI dans le domaine des achats doit couvrir la définition des besoins et la livraison correcte des biens et services et ne pas se limiter à la saisie et au paiement d’une facture de fournisseurs).
Ces activités englobent souvent la responsabilité indirecte de la surveillance des activités des divisions, sections et services. De plus, la comptabilité relève de sa responsabilité directe et il est, après la direction, le responsable de la conception et de la mise en œuvre d’un SCI qui permette d’atteindre l’objectif de mise à disposition d’informations financières fiables et conformes aux normes. C’est pourquoi, le responsable des services comptables ou financiers doit absolument tenir une place importante dans la détermination des objectifs et de la stratégie de l’office, dans l’analyse des risques et la prise de décision concernant la façon de gérer les changements ayant un impact sur l’office.
Les responsables des finances sont appelés à jouer un rôle central lors de la mise en place du SCI dans le cadre du Nouveau modèle comptable.
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Table des matières
INTRODUCTION
Avant-propos
1 CONCEPT GENERAL DE MISE EN PLACE D’UN SCI
1.1 Définition et composantes du contrôle interne
1.2 Types d’objectifs du contrôle interne
1.2.1 Objectifs financiers
1.2.2 Objectifs de conformité
1.2.3 Objectifs opérationnels
1.3 Acteurs, rôles et responsabilités
1.3.1 Le management
1.3.2 Le responsable des services comptables ou financiers
1.3.3 Le responsable de l’assurance-qualité
1.3.4 Le responsable du controlling
1.3.5 Les autres membres du personnel
1.3.6 Les services d’audit ou de révision interne
1.3.7 Le Contrôle fédéral des finances (CDF)
1.4 Etapes de la mise en place d’un SCI
1.4.1 Environnement de contrôle
1.4.2 Evaluation et gestion des risques
1.4.3 Intégration des activités de contrôle dans les processus
1.4.4 Gestion de l’information et communication
1.4.5 Surveillance et pilotage du SCI
2 LIMITES DU CONTROLE INTERNE
3 CONCLUSION
