Présentation du réseau A.S.C.O.D.O.C. PSY 

LE CENTRE DE DOCUMENTATION

Historique

A l’origine, il existait une bibliothèque pour les internes et les médecins, située à l’internat, ainsi qu’une bibliothèque pour les « malades », située dans l’ancien pavillon 15, selon la volonté du docteur Chabe, jeune médecin chef à l’époque, nommé à la deuxième section.
A partir de ce lieu central, des lots de livres de loisirs étaient déposés dans les quatre pavillons de la section. Ils étaient régulièrement renouvelés par un patient, dans le cadre d’activités de type « ergothérapie ».
En 1964, les deux bibliothèques sont transférées dans le nouveau centre social, ouvert officiellement le 12 juillet.
En 1974, une bibliothèque pour les élèves infirmiers(ères) est prévue dans les nouveaux locaux du centre de formation situé au rez-de-chaussée de l’U.S.N. Un poste d’agent administratif est alors créé à mi-temps pour gérer cette documentation.
En 1980, la bibliothèque des internes et des médecins vient rejoindre la bibliothèque des élèves infirmiers(ères).
La bibliothèque pour les « malades » reste au centre social et y demeure encore à ce jour.
En 1984, la bibliothèque du centre de formation est mise sous la responsabilité des « moniteurs » chargés de l’enseignement des élèves infirmiers(ères).
En 1988, cette bibliothèque déménage au centre social suite à la fermeture du centre de formation. Elle devient bibliothèque médicale.
En 1990, la bibliothèque médicale est placée sous la responsabilité du praticien hospitalier du département de l’information et de la recherche médicale. (Naissance du D.I.R.M.).
Une organisation nouvelle apparaît : un groupe de médecins, de psychologues, d’assistantes sociales et de documentalistes organise des réunions de bibliographies, des réunions à thème à l’intention des lecteurs, ainsi que des réunions de fonctionnement.
En 1991, le D.I.R.M. s’implante dans une structure modulaire, la bibliothèque médicale y déménage également et devient centre de documentation

Présentation du réseau A.S.C.O.D.O.C. PSY

Ce réseau est une association de coopération des documentalistes en psychiatrie. Il voit le jour en septembre 1984 , lors d’une première réunion à Paris, réunissant huit documentalistes de C.H.S. en psychiatrie. Le centre de documentation de l’E.P.S.M. Lille Métropole s’y inscrit en 1990. Aujourd’hui, le réseau compte quarante documentalistes répartis un peu partout en France.
Ce réseau n’est pas une association déclarée. IL a émis en 1997 l’intention de se constituer en G.I.P., c’est à dire en Groupement d’intérêt Public.
Ce projet est sur le point d’aboutir grâce au soutien favorable du Président de l’Association des Présidents de C.M.E. des établissements psychiatriques.

Les réalisations du réseau : les catalogues collectifs

Le catalogue collectif des périodiques a été mis en place en 1985, et est mis à jour tous les deux ans. Il est édité sur papier et diffusé aux quarante centres inscrits. Le centre responsable, éditeur et collecteur est le C.H.S. Saint Egreve.
Le centre de documentation est dépositaire d’un exemplaire de ce catalogue collectif. Il s’engage annuellement à produire les mises à jour le concernant: ABONNEMENTS NOUVEAUX, REABONNEMENTS, DONS ET COLLECTIONS DE PERIODIQUES.
Le catalogue collectif des thèses et des mémoires à été mis en route en 1990, et est mis à jour annuellement. Son édition s’effectue sur disquette et est diffusée uniquement aux centres référents. Le centre responsable collecteur et éditeur est le C.H.S. Montfavet.
Le centre de documentation est dépositaire de ce catalogue, importé et consultable sur la base de données locale. Annuellement, le centre de documentation s’engage à exporter les mises à jour des nouveautés dans ce catalogue collectif.
Le catalogue collectif des ouvrages à été mis en route en 1997, et est mis à jour trimestriellement. Son édition sur disquette est diffusée uniquement aux centres référents. Le centre responsable, collecteur et éditeur est le C.H.S. Saint Ave.
Le centre de documentation est dépositaire de ce catalogue importé et consultable sur la base de données locale. Trimestriellement, le centre de documentation s’engage à exporter les mises à jour des nouveautés dans ce catalogue collectif.
Le catalogue des mots-clés à été mis en route en 1989, et un groupe de travail élabore la deuxième mise à jour qui sera disponible dans le courant de l’année 1998. L’édition est diffusée à tous les centres inscrits. Le centre dépositaire de la première édition est le C.H.S. Saint Gemmes. Le groupe de travail est réuni sous la houlette de la documentaliste d’Aix en Provence.
Ce catalogue de mots-clés représente le langage commun du réseau ; c’est un outil indispensable pour le travail en commun dans les dépouillements collectifs.
Le catalogue collectifs des ouvrages anciens, c’est à dire des ouvrages antérieurs à 1950, à été mis en route en 1991, et est mis à jour annuellement.
L’édition sur disquette est diffusée uniquement aux centres référents demandeurs. Le centre responsable, collecteur et éditeur est le C.H.S. de Bourg en Bresse.
Le centre de documentation n’est pas dépositaire de ce catalogue, mais fournira prochainement une mise à jour 1998.
Le catalogue collectif audiovisuel est en cours de réalisation, et est sous la responsabilité du C.H.S. Lorquin.

Les services proposés par le réseau

Le réseau propose le prêt entre bibliothèques, ainsi que des correspondances selon un système de « Centres Référents » : par région, un centre de documentation informatisé « TEXTO » devient « correspondant réfèrent » entre les centres non informatisés et les centres collecteurs.
Pour la région Nord, les centres de documentation de l’E.P.S.M. Lille Métropole et l’E.P.S.M. des Flandres sont informatisés « TEXTO » et sont référents pour les centres de documentation de l’E.P.S.M. Saint André et du service de psychiatrie du C.H. d’Arras.
D’autre part, le réseau propose le dépouillement et le partage des périodiques : Le centre référents adresse au centre collecteur (Aix en Provence) sur disquette le résultat du dépouillement des articles de revues des centres de sa région (une fois par mois). Le centre collecteur fait une compilation des saisies reçues et l’expédie en une disquette aux centres référents. Lors de la réception, les centres référents adressent une version papier de ce résultat aux centres non informatisés de la région.
Enfin, le réseau offre la possibilité de procéder à des recherches bibliographiques inter-réseau.

Les choix du réseau

Le réseau a choisi de travailler sur un logiciel commun, ainsi qu’à l’aide d’un matériel compatible.
Les échanges sont normalisés à l’aide d’une grille de saisie et d’un imprimé unique de prêt entre bibliothèques.
En outre, des sous-groupes de travail se sont constitués peu à peu, afin d’affiner et d’enrichir davantage le vocabulaire psychiatrique et juridique de la liste de mots-clés.
Enfin, une réunion des membres est organisée annuellement, afin d’enrichir toutes les possibilités du réseau.

Relations extérieures

Le souhait du réseau n’est cependant pas de rester confiné dans le cercle étroit de la psychiatrie, c’est pourquoi, des actions conjointes sont en train de se mettre en place avec d’autres réseaux existants tels que le Réseau National des Documentalistes Hospitaliers (R.N.D.H.), les documentalistes de Paris, l’Association des Documentalistes et Bibliothécaires Spécialisés (A.D.B.S.), la Fédération Française de Psychiatrie, par le biais du site Internet « Psydoc France »,et enfin, la participation du Catalogue Collectif National.

LA NOTION DE DOSSIER DOCUMENTAIRE

Le mot dossier, dans le sens qui nous occupe, a, d’après le Grand Larousse 1987, deux définitions courantes :
– « ensemble de documents se rapportant à un même sujet, à une même affaire »
– « chemise en carton léger dans lequel sont groupés des documents se rapportant à un même sujet. »
Le Nouveau Petit Robert regroupe ces deux définitions en une seule et définit le dossier comme « un ensemble de pièces relatives à une affaire et placées dans une chemise. »
Ces définitions se rapprochent de celles données par l’A.F.N.O.R. dans le vocabulaire professionnel de la documentation.
– « ensemble de documents obligatoirement réunis pour le traitement d’une affaire ».
– « chemise ou un carton contenant le tout ou une partie de ces documents ».
On retrouve donc deux niveaux de définitions : un premier niveau se rapportant au contenu et un second au contenant. Un dossier est, par conséquent, à la fois l’un et l’autre.

Le contenant

Le contenant, au XVIIème siècle, est une « liasse de pièces qui porte une étiquette au dos. »
La définition du mot dossier serait alors un ensemble de pièces, dont le sujet est identifié, réunies matériellement dans un emballage destiné à en faciliter le stockage, la manipulation et éventuellement, le transport. C’est une chemise de format A4 contenant divers documents.

Le contenu

Le contenu du dossier dépend de sa fonction. Il se rapporte à un sujet et est constitué d’informations fixées sur des supports. Ce sont des documents que l’A.F.N.O.R. définit comme « un ensemble d’un support d’informations, de données existant sur ce support et de leur signification. »
Le mot document vient du latin documentum du verbe docere, qui signifie « ce qui sert à enseigner ».
Un document renvoie, donc, à tout objet portant des informations utiles à celui qui les reçoit ou les recherche, si l’on se rapporte à la définition que donne Jean MEYRIAT, dans un article intitulé Document, documentation, documentologie, tiré de la revue Schéma et Schématisation, 1981, n° 14, p. 51-63.
Un dossier est un objet vivant qui est régulièrement alimenté et dont on élimine les documents périmés. Les pièces qui le composent varient en fonction du sujet auquel se rapporte le dossier.
A partir de ces éléments, on peut désigner le dossier documentaire comme un ensemble de pièces sélectionnées, traitées et organisées pour aider à résoudre un problème donné, réunies matériellement dans un emballage destiné à en faciliter le stockage, la manipulation et éventuellement le transport.

Les utilisateurs

Au départ, dans la vie d’un dossier, il y a les besoins des utilisateurs : le document réunit, au hasard des rencontres, des informations répondant aux préoccupations permanente des usagers.
Le rôle de l’utilisateur est donc primordial, car un document n’existe que si une question est posée . Par conséquent, l’utilisateur fait le document.
Les usages et les usagers sont, donc, au coeur de la problématique documentaire. Il n’y a pas un utilisateur, mais des utilisateurs, pas un besoin unique d’information, mais des besoins divers.
Dans un contexte professionnel, tous les usagers ont des besoin d’information, mais ces besoins s’expriment de façon différente et concernent des contenus différents.
De même, un usager n’a pas les mêmes besoins à chaque moment de son travail propre, car tout travail professionnel implique une notion de durée, ce qui induit que les besoins évoluent.
Où se trouve le dossier documentaire dans l’évolution des besoins ?
Pour répondre à cette question, on peut se référer au livre intitulé Le Dossier Documentaire, conception, évaluation, valorisation qui propose en page 27 un tableau de l’évolution des besoins :

Le dossier documentaire dans la fonction documentaire

Localisation dans le centre de documentation

Les dossiers se trouvent à deux endroits différents dans le centre : une partie se situe dans les divers rayonnages avec les livres , et une partie se situe sur un présentoir, à côté du bureau du documentaliste et du local dans lequel se trouve la photocopieuse. Il serait préférable qu’ils soient tous au même endroit, par exemple sur le présentoir, afin de leur octroyer un lieu de rangement spécifique. En effet, les dossiers documentaires ont la particularité d’être composés de multiples documents, de diverse nature contrairement aux ouvrages ou aux revues, c’est pourquoi il serait judicieux de leur réserver un endroit, qui ne soit prévu qu’au rangement des dossiers documentaires.
Cela dit, les deux places dans lesquelles ils se situent actuellement sont tout de même stratégiques. En effet, les utilisateurs se dirigent pratiquement instinctivement vers les rayons, ils remarquent donc automatiquement les dossiers et peuvent être alors tentés de les consulter.
D’un autre côté, la situation du présentoir dans le centre oblige l’utilisateur à passer devant les dossiers : soit ils ont des photocopies à effectuer, soit ils ont à demander conseil au documentaliste. Ils ne peuvent donc pas faire autrement que de les voir.
Mais, les voir n’est pas suffisant. Il faut qu’ils s’y intéressent, c’est pourquoi, les dossiers doivent être signalisés dans l’espace documentaire, ils doivent être mis en évidence afin d’éveiller la curiosité des utilisateurs, et par là, les inviter à la découverte de supports d’information auxquels ils n’avaient pas obligatoirement pensé. Pour cela, il est nécessaire de mettre une affiche indiquant la présence et le contenu des dossiers documentaires. Cette affiche doit être assez grande et de préférence de colorée, afin qu’elle retienne l’attention des usagers.

Naissance du dossier documentaire

La première étape, qui est à l’origine de la création d’un dossier documentaire réside en un dialogue entre le documentaliste et l’usager. Cet échange est très important, car il offre à l’utilisateur la possibilité de dire ce qu’il recherche exactement.
Une analyse du problème permet alors au documentaliste de fournir ce qui est réellement attendu par l’usager. La communication constitue, par conséquent, la source de tout dossier documentaire.
Le documentaliste sait où trouver les réponses. Il ne les connaît pas, mais il sait où trouver les sources d’informations relatives au thème de la question. Il faut donc qu’il s’établisse une interaction entre la demande et l’offre, entre la question et la réponse.
Par conséquent, l’origine première des conditions de création d’un dossier documentaire correspond à l’expression d’un besoin. Le besoin joue donc un rôle primordial dans le processus de création.
Il peut être pluriel, mais dans 75% des cas , il réside en une recherche dans le cadre d’un mémoire, d’une thèse, ou d’un projet de service propre à la pratique professionnelle de l’usager. Le documentaliste, pour répondre à sa demande, devra trouver principalement des articles se rapportant au sujet. S’il n’en possède pas, il effectuera une demande vers un organisme extérieur. Les articles qu’il recevra sont nouveaux et cette qualité en fait une richesse pour le centre de documentation ; il est, donc, indispensable de les photocopier et de les conserver dans un endroit bien précis. C’est donc de là que vient la principale cause de naissance d’un dossier.
D’autre part, le documentaliste peut créer un dossier par conviction personnelle, c’est à dire en anticipant sur les demandes futures des utilisateurs.
Par exemple, il repère un sujet d’actualité en rapport avec un thème relatif à la spécialité du centre et pour lequel il n’existe pas encore de dossier ; il sait alors qu’il est nécessaire d’élaborer un dossier. Il n’a peut être pas encore eu de demandes à ce sujet, mais il a la conviction qu’il en aura ; c’est d’ailleurs selon cette modalité que s’est produit dernièrement le dossier concernant l’accréditation et la qualité, qui constitue un thème très important en ce moment dans les milieux hospitaliers spécialisés.
Les dossiers documentaires sont donc adaptés aux utilisateurs, ils s’inscrivent dans la fonction documentaire et les modalités de leur construction en font un outil fiable autant pour le documentaliste que pour les utilisateurs.
En ce qui concerne la « croissance » des dossiers documentaires, on peut dire qu’elle est relativement rapide. En effet, un dossier est par nature provisoire, car il est synonyme d’actualité et de mise à jour permanente.
Chaque jour, le documentaliste consulte la presse, à savoir Le Monde et Le Quotidien du Médecin, dans le but de repérer des articles pouvant alimenter certains dossiers dont il fait des photocopies. De même, il lit quotidiennement le journal officiel, afin de repérer des textes législatifs se rapportant à certains dossiers.
Lorsqu’il reçoit des tirés à part, il vérifie systématiquement s’il se rattache à un thème traité dans un dossier existant et l’y insère.
Chaque mois, il consulte les revus afin d’en extraire des articles ou des sommaires.
Enfin, lors de recherches ponctuelles, sur une base de données ou sur Internet, le documentaliste imprime les documents qui lui semble pertinents tels que les bibliographies, par exemple, ou des adresses.
En fin de compte, on peut dire que les qualités requises pour qu’un dossier soit qualifié de « bon », c’est à dire qu’il réponde parfaitement aux besoins des utilisateurs, sont l’efficacité, la pertinence et la rapidité d’accès à l’information. En fait, l’avantage qu’a un dossier est de posséder une masse importante d’information, sous divers supports, dans un même document. En cumulant plusieurs types de documents sur le même thème, le dossier représente un élément privilégié pour l’usager, car il lui permet de trouver des réponses à ses requêtes en une seule opération, il possède un contenu informationnel dense dans un seul support.
Cela dit, pour préserver ces qualités, il est non seulement indispensable d’actualiser les dossiers en permanence, mais également de les épurer régulièrement, afin que l’utilisateur ne se retrouve pas face à une masse de documents dépassés, qui ne lui serviront probablement pas. C’est de là que se justifie la création de dossiers pour les archives, afin de les conserver pour leur côté historique.
En ce qui concerne leur consultation, elle doit se faire uniquement sur place, il est indispensable d’éviter de les sortir du centre, étant donné qu’ils constituent la richesse, la mémoire et la justification du centre de documentation.
Enfin, on ne peut pas vraiment dire qu’il y ait mort d’un dossier, étant donné qu’il est primordial de conserver les documents périmés pour leur fonction historique aux archives.
Le dossier documentaire représente un outil du documentaliste et de l’utilisateur.Le centre de documentation, ainsi que ses outils documentaires, sont conditionnés par leur environnement à savoir l’hôpital, , ses objectifs, ses utilisateurs, le rôle de l’information au sein de l’hôpital.
Mais, si les dossiers sont l’outil documentaire qui traduit le mieux l’expression directe des besoins des utilisateurs, ils sont également le point de rencontre entre l’information émanant de l’extérieur et l’information souhaitée par l’utilisateur pour les besoins de son activité professionnelle. Il est donc important que leur organisation suive les impératifs de ce double environnement.
Au niveau de l’environnement direct, l’attention est à porter sur le rôle de l’information dans l’hôpital, ainsi que les utilisateurs et leurs besoin en information.

ELABORATION D’UN GUIDE DE LOCALISATION

Introduction

La première étape de la mission a consisté en un état des lieux des dossiers documentaires, c’est à dire, en un relevé de l’ensemble des dossiers présents dans le centre. En effet, il n’existait pas de relevé des dossiers documentaires, il était, par conséquent, difficile pour les utilisateurs de se repérer parmi les 220 dossiers.
On pourrait appeler cela une analyse de l’existant.
Ce relevé se présente sous la forme d’un tableau récapitulatif contenant le nom du dossier, sa côte, sa localisation dans le centre et le sujet auquel il se rapporte.
Cependant, lors de la consultation de ce premier relevé avec le documentaliste, il s’est avéré qu’il y avait de nombreuses imperfections, susceptibles d’entraîner des modifications et des manipulations.
En effet, la plupart des intitulés des dossiers documentaires n’étaient pas en conformité avec la liste des mots-clés du vocabulaire A.S.C.O.D.O.C. La raison en est que le documentaliste avait pour habitude de créer des dossiers de manière ponctuelle, lorsqu’il l’estimait nécessaire, et ce, bien souvent en étant pris par le temps. Ainsi, il nommait les dossiers à l’aide des mots, des thèmes auxquels ils se rattachaient selon lui. Mais, il n’avait pas le réflexe de consulter la liste des mots-clés du réseau. Par conséquent, il ignorait si les intitulés étaient acceptés ou non par cette dernière.
Or, le guide des dossiers documentaires se doit d’être en parfaite correspondance avec celle-ci: elle représente déjà une référence et une autorité pour l’indexation des ouvrages, des revues, des thèses et des mémoires.

Les problèmes qui en découlent sont nombreux

Tout d’abord, si l’on veut que le guide soit vraiment efficace auprès des utilisateurs, c’est à dire qu’il leur serve au mieux, il se doit d’être en conformité avec les dossiers proprement dits d’une part, mais en même temps, avec la liste du réseau d’autre part. Par conséquent, il est primordial que ces trois éléments soient bâtis selon une même logique, et qu’ils soient en parfaite correspondance. Cela implique que tous les intitulés des dossiers soient corrigés d’après le guide. Donc, afin de procéder de façon intelligente, la première chose à faire est de revoir le guide de localisation des dossiers documentaires en apportant toutes les corrections nécessaires aux intitulés en fonction de la liste du réseau; et ensuite, de recréer toutes les pochettes des dossiers dont les intitulés sont erronés. D’autre part, le documentaliste désire présenter le guide de localisation des dossiers documentaires lors de la réunion annuelle du réseau A.S.C.O.D.O.C., qui aura lieu au mois de Novembre à Paris. En fait, cette réunion serait l’occasion de montrer ce travail, de l’évaluer, dans le but que l’idée soit acceptée par le réseau, afin de l’étendre aux autres centres, et d’en garder la responsabilité. Il est donc impératif que ce guide suive les mêmes règles que pour les ouvrages et autres documents pour l’introduction des descripteurs et qu’il soit, par là, en parfaite correspondance avec la liste des mots clés.

Quelques exemples de corrections et de modifications

Les modifications ont été très nombreuses. Pour les comprendre, l’on va reprendre un à un les noms de dossiers qui ont posé des problèmes et les expliciter.
On peut commencer cette liste par s’arrêter à tous les dossiers qui comportaient plusieurs mots pour les nommer:
– Arriération Débilité Retard mental WM 203
C’est ainsi que se présentait le dossier. Or, si l’on se réfère aux règles d’introduction d’un descripteur du réseau, il ne doit être composé que d’un seul mot, alors qu’ici, nous sommes face à trois termes différents pour définir le même dossier.
Il faut donc résoudre le problème en vérifiant pour commencer que les trois termes sont acceptés par la liste du réseau. Dans ce cas précis, un seul mot est accepté: retard mental. Il faut donc éliminer les deux autres et ne citer le dossier que par l’intermédiaire de ce seul terme.

L’ENQUETE

Présentation

La première question à se poser est : pourquoi une enquête ? Cela équivaut à se demander ce que l’on veut savoir. Cette première étape consiste à bien repérer quels sont les objectifs.
Ici, il s’agit d’avoir un avis, une opinion de la part des utilisateurs en ce qui concerne les dossiers documentaires. En effet, le documentaliste fabrique lui-même les dossiers. Ce n’est pas comme un ouvrage ou un article de revue, sur lesquels il n’a aucun pouvoir, sinon celui de l’indexer dans la base de données et le classer. Mais, ce n’est pas son produit, il n’a aucune emprise sur ces types de documents. Par contre, la conception des dossiers documentaires lui revient. C’est lui qui décide d’y inclure tel ou tel document, selon ses choix, son libre arbitre. Cependant, il n’a pas de consignes spécifiques quant à leur conception. De plus, il ne peut pas la plupart du temps véritablement s’y consacrer, par manque de temps. Par conséquent, il se contente de repérer des articles ou des documents intéressants et les amasse les uns après les autres.
Il était donc nécessaire de travailler sur les dossiers, mais cela ne peut se faire sans prendre en compte l’avis des utilisateurs ; avoir leur avis pourvoie à leur amélioration, non seulement pour le centre de documentation, mais également pour faciliter les recherches des utilisateurs.
La question que l’on se pose dans ce cas est : comment le savoir ? C’est à ce moment qu’intervient le questionnaire d’enquête. D’après François de SINGLY, « l’objet de l’enquête est de produire de la connaissance ».
Après avoir défini clairement ce qu’est un dossier documentaire, ce qui a été fait précédemment, on peut passer à l’élaboration du questionnaire, et donc au choix des questions.

Table des matières

PREMIERE PARTIE : L’ENVIRONNEMENT DU STAGE
A- Présentation générale de l’E.P.S.M. Lille Métropole 
1°- Historique
2°- Aujourd’hui
3°- Organisation des services de soins
B- Le centre de documentation 
1°- Historique
2°- Présentation
3°- Protocoles
4°- Recherche bibliographique
5°- Routage des documents
6°- présentation du réseau A.S.C.O.D.O.C. PSY
DEUXIEME PARTIE : LE STAGE
Introduction
A- Du côté de la théorie
1°- La notion de dossier documentaire
1.1 Le contenant
1.2 Le contenu
1.3 Les utilisateurs
1.4 Le dossier dans la fonction documentaire
B- Du côté de la pratique
1°- Elaboration d’un guide de localisation des dossiers
Introduction
1.1 Méthodologie de la conception
1.2 L’ergonomie du guide
1.3 Les classifications
1.4 Quelques exemples de corrections de modificationsp
2°- Epuration des dossiers documentaires
2.1 L’archivage
2.2 Le classement
2.3 Commentaires de certains dossiers documentaires
2.4 L’informatisation des dossiers documentaires
3°- Enquête
3.1 Présentation
3.2 Explication du choix des questions
3.3 Le choix des enquêtés
3.4 Validation du questionnaire
3.5 Le dépouillement
3.6 Interprétation des résultats 
CONCLUSION 
BIBLIOGRAPHIE

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