Normalisation des procédures et du traitement des documents

Proposition d’une classification hiérarchique

Afin de proposer à Kejako une classification à la fois cohérente et respectueuse de leurs attentes, nous avons procédé en plusieurs étapes. Pour connaître notre base de travail et ainsi savoir ce qu’il y a à modifier ou à garder, nous avons repris l’analyse de l’existant expliquée au point précédent. Nous avons constaté que certains dossiers sont bien construits et sont logiques quant à leur contenu. Toutefois, la cotation n’est pas la même selon les sous-dossiers : il y a bien une certaine logique numérique, mais certaines cotes12 sont uniquement numériques, d’autres alphanumérique et certains dossiers n’ont aucune indication. De plus, certaines grandes classes de documents administratifs sont présentes, mais d’autres ne sont pas claires quant à leur contenu. Il y a bien une différenciation entre les documents administratifs13 et opérationnels14, mais certains documents qui devraient être en théorie dans la partie administrative (ex : contrôle qualité) n’y sont pas. On voit plutôt une logique de classement par thématique et non par type de document : cette structure se retrouve dans la partie R&D (que nous traitons). Il y a donc un vrai besoin de tout standardiser, aussi bien au niveau de l’arborescence, la cotation ou encore le nom des dossiers. Dans le cadre de notre proposition, il serait intéressant de rendre les intitulés de classes et de dossiers plus clairs : néanmoins, ces termes faisant parti d’un vocabulaire professionnel spécifique, il n’est pas forcément pertinent de les changer, car seul Monsieur Enfrun y a accès. Ensuite, nous avons mis en place un questionnaire, afin de réaliser une analyse des besoins. Ce questionnaire, destiné à nous orienter sur la bonne voie en établissant de manière claire les exigences de Kejako vis-à-vis de leur nouvelle classification, a été réalisé en trois temps. Nous avons d’abord interrogé Monsieur David Enfrun, puis Monsieur Aurélien Maurer, et nous avons ensuite fait passer le questionnaire aux deux personnes en même temps (annexe 2).

La notation des documents

Un des objectifs principaux de notre travail était également la valorisation des ressources de Kejako – qu’il s’agisse de leurs productions ou de leur recherches – dans l’objectif de présenter aux futurs investisseurs et collaborateurs les exemples les plus pertinents de leurs recherches et productions. Dans cet objectif, nous avons mis en place un système de notation, qui permet de mettre en avant les documents les plus intéressants. Afin de réaliser une notation pertinente et sur des critères précis, nous avons rencontré M. Tullio Basaglia, bibliothécaire responsable du CERN, afin de recueillir son avis sur les critères de pertinence d’un article scientifique, et sur le jugement que portait un scientifique sur un document afin d’évaluer sa véracité. Nous avons, au terme de cet entretien, pu constater qu’il n’existait pas de critères objectifs et uniformes, car chaque scientifique n’avait pas la même vision d’un document, et que le peer-review était la meilleure méthode d’évaluation, car seuls les experts des milieux pouvaient connaître l’utilité d’un bon article. Forts de ces informations, nous en avons conclu que les critères devaient être établis au sein de Kejako par les membres de l’entreprise eux-mêmes, chacun étant spécialiste du domaine de l’optique.

Durant nos investigations, nous avons également cherché du côté de la webométrie20 : ce domaine d’étude est spécialisé dans l’analyse de l’information sur le Web. Un de ses sous-domaines, la bibliométrie21, a pour objet d’étude principal les articles scientifiques. On cherche à connaitre l’impact des auteurs et des revues, ainsi que leur qualité. Pour ce fait, il existe deux indicateurs de performance : le facteur d’impact22, qui concerne l’importance d’une revue scientifique et le H-Index23, qui concerne le nombre de citations d’un auteur. Ces deux mesures, quoique très intéressantes, sont compliquées à trouver et surtout à interpréter pour ceux qui ne connaissent pas la wébométrie. Egalement, bien que certains sites comme Google Scholar calculent seuls le H-Index, ce sont la plupart du temps des opérations à faire soi-même : c’est donc un processus trop long et trop compliqué à utiliser au quotidien, que nous avons choisi de ne pas proposer. Nous avons donc effectué d’autres recherches et avons finalement proposé une liste de critères de pertinence basé sur l’article de Marc Tanti, Christian Hupin, Jean-Paul Boutin et Parina Hassanaly intitulé « Un modèle de grille d’analyse des documents scientifiques : application à la veille sanitaire de défense. » (Boutin et al., 2010), et l’avons proposé à M. Enfrun, qui l’a validé après quelques modifications et ajouts.

Travail sur l’identification des documents

Pour commencer, nous avons tout d’abord établi une analyse de l’existant des pratiques de Kejako en termes de traitement des documents. En effet, notre mandant avait déjà mis en place une série de procédures, mais qui selon lui étaient peu adaptées à la masse documentaire grandissante. Une des pratiques de Kejako est la création d’une fiche de lecture : Comme nous l’avons constaté, cette fiche de lecture s’inspire des abstracts25 que l’on trouve dans la littérature scientifique ; également, certains champs proviennent de l’outil de référence bibliographique Zotero. En effet, ce programme étant utilisé par l’entreprise de manière quotidienne, il semble logique que la fiche de lecture et Zotero soient liés, d’autant plus que ces deux outils concernent uniquement les documents ayant traits aux recherches documentaires. Dans la première ligne de la fiche d’identification des documents, une cellule est dévolue à la notation du document. En effet, l’une des problématiques de Kejako est de pouvoir mettre en valeur les documents susceptibles d’être les plus intéressants pour la consultation de collaborateurs ou partenaires externes. Dans cette optique, notre mandant souhaitait mettre en place un système de notation, afin de faire une sélection des documents pertinents que les collaborateurs et consultants pourraient lire en priorité.

Comme indiqué à l’étape précédente, nous avons conçu ce système de notation, en nous basant sur une grille de critères précis. On retrouvera ce document dans les annexes de notre manuel pratique, ainsi qu’une explication de son utilisation dans le document lui-même. Nous avons également noté la présence, toujours sur cette même ligne, d’un espace consacré au lecteur du document. En effet, il est important, surtout dans une petite entreprise, de savoir si le document présent dans WIMI a été lu, et par qui, afin de pouvoir être sûr de la fiabilité et de l’importance du document dans le domaine de la presbytie. Nous avons choisi de garder cette première version de fiche de lecture, car elle nous semble complète et tout à fait utilisable en l’état ; néanmoins, nous avons modifié certains champs, afin qu’elle soit plus précise et plus adaptée aux différents types de documents. Ce document se trouve en annexe 5, qui concerne notre manuel pratique, et en annexe 6, qui contient toutes les annexes relatives à ce document.

Pour cette deuxième version, nous nous sommes inspirés de fiches de lecture existantes, comme celle de la Conférence universitaire de Suisse Occidentale (Conférence universitaire de Suisse Occidentale)26 ou encore de de la méthodologie explicitée par le Laboratoire d’enseignement et de recherche sur le traitement de l’information médicale (Bouvenot et al., 2006). Nous avons également ajouté des champs bibliographiques plus précis, tel que l’ISBN ou encore le numéro de volume, afin de permettre à ceux qui consultent ces fiches de pouvoir retrouver le document plus facilement, surtout s’ils n’ont pas forcément accès au Cloud de Kejako. Nous avons aussi incorporé la notion de plusieurs lecteurs du document : lors de notre formation dispensée à M. Maitre et à M. Delage, les nouveaux stagiaires de notre mandant, il est apparu lors du débriefing que les différents lecteurs d’un même document n’avait pas toujours la même lecture, ni le même avis. Il était donc indispensable de pouvoir consulter et connaître le feedback et la notation des précédents lecteurs.

Nous avons donc mis en place un espace, dans la cellule de notation, qui permet d’inscrire la note de chaque lecteur et d’en tirer une moyenne, et un autre, dans la partie « Conclusion and criticism », qui offre aux différents lecteurs la possibilité de donner son opinion, en s’identifiant par leurs initiales. Ces deux procédures, en plus de donner une plus-value au document lu, permettent de créer un espace de discussion et dès lors un véritable échange d’idées entre les différents collaborateurs. Nous avons également inclus dans notre fiche de lecture des champs relatifs à la typologie des documents ainsi qu’aux mots-clés que nous avons définis avec notre mandant. Ce document étant une synthèse que l’on peut transmettre à des tiers sans devoir y joindre le document original, il est important d’être le plus précis et le plus minutieux possible. Cette fiche a aussi pour objectif de remplacer le document Excel, utilisé par Kejako afin de mettre à jour la liste des références lues : toutefois, cette pratique a été rapidement abandonnée par Kejako et ce document n’est plus tenu à jour, car cela prend trop de temps et n’est pas forcément pertinent, surtout au vu de la masse de documents qui ne cesse de croître. Ces fiches se trouveront au même endroit que le document original, puisqu’ils se complètent.

Table des matières

Déclaration
Remerciements
Résumé
Liste des tableaux
Liste des figures
1. Introduction
2. Méthodologie
2.1 L’organisation du travail
2.2 L’inspiration du travail
2.3 Les étapes du travail
2.3.1 Analyse de l’existant
2.3.2 Proposition d’une classification hiérarchique
2.3.2.1 Première proposition
2.3.2.2 Deuxième proposition
2.3.2.3 Troisième proposition
2.3.3 Identification des documents
2.3.3.1 Les métadonnées
2.3.3.2 La notation des documents
2.3.4 Normalisation des procédures et du traitement des documents
2.3.4.1 Travail sur l’identification des documents
2.3.4.2 Elaboration du manuel pratique
2.3.4.2.1 Identifier le document
2.3.4.2.2 Classer les documents
2.3.5 Recherche de solutions
3. Conclusion
4. Glossaire des termes
Bibliographie
Annexe 1 : Questionnaire préliminaire
Annexe 2 : Questionnaire pratique de classification
Annexe 3 : Arborescence originale des documents administratifs de Kejako
Annexe 4 : Plan de classement final
Annexe 5 : Manuel pratique
Annexe 6 : Annexes du manuel pratique
Annexe 7 : Document de présentation à la formation du traitement des documents
Annexe 8 : Grille et Benchmark des solutions logicielles

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