MERI-LL
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La mise en place du système d’information comptable
D’après les informations résultant des cinq méthodes, nous avons relevé la réalité contradictoire suivante : par observation, plusieurs utilisateurs utilisent le masque de l’application appelé : Sage Adonix X3. En même temps, des agents temporaires utilisent le masque d’un logiciel appelé LANJA. Nous pouvons en déduire que la JIRAMA utilise en parallèle les deux applications. D’après des rapports documentés, la JIRAMA a remplacé l’ancienne application LANJA par le Sage Adonix X3. Mais nous pouvons conclure d’après les réponses aux questionnaires et les résultats des interviews, que la JIRAMA abandonne le LANJA depuis le début du traitement des informations comptables de l’exercice 2009. Mais,
à cause de difficultés rencontrées par le nouveau ystème empêchant la production des états financiers de cet exercice comptable, la Direction Générale de la JIRAMA a décidé de rendre le traitement avec le LANJA qui est utilisé en parallèle avec le Sage pour améliorer la rapidité des traitements, dans le but de produire les informations en temps réel et pour assurer la fiabilité des informations.
Par ailleurs, comme notre objectif est de vérifier la véracité de nos hypothèses il est nécessaire de classifier les informations recueillies selon les hypothèses.
Méthodes
Les méthodes que nous avons adoptées et suivies leurs de la conception et la réalisation de notre ouvrage sont :
– L’observation
– La recherche documentaire
– Le recours à des questionnaires
– La pratique de l’entretien (avec questionnaire ou par les interviews)
– Le plan chronogramme d’activité
Notre objectif est de rassembler les informations en vue de constituer l’usage d’un certain nombre de méthode nous a facilité d’atteints des informations fiable.
Méthode d’observation
Selon Joëlle Berrewaerts (2008) dans la page 26 de son ouvrage « Méthodologie de l’observation » : « observer est un processus incluant volontaire et l’intelligence, orienté par un objectif terminal ou organisateur et dirigé sur un objet pour en recueillir des informations » ; « l’observation permet de recueillir des informations sur les comportements non verbaux des sujets ».
Point d’observation
Afin de collecter les informations répondant aux hypothèses nous avons fixé trois points d’observation :
– Les ressources humaines, leur effectif et leurs formations ;
– Les matériels et outils de travail ;
– Les procédures de déversement des informations et ud circuit des pièces.
Objectifs d’observation
L’observation vise à recueillir les mouvements, les options du personnel afin de trouver leur méthode de travail ;
Sur les matériels et outils de travail utilisés, l’observation porte sur la qualité, la vétusté et le nombre des matériels afin d’imaginerou de prévoir la qualité du travail ;
L’observation des arrivées et sorties des pièces apour objectif de trouver la durée de réalisation du travail.
La recherche documentaire
Nous avons effectués des recherches documentaires sur l’identification de la JIRAMA et la situation de son système d’information.
Nous avons choisi cette méthode pour les trois raisons suivantes :
– Pour nous informer de la situation de la société dans ses réalisations ;
– Pour nous donner une précision et une vue d’ensemble des objectifs à atteindre ;
– Pour nous persuader sur les techniques d’amélioration à entreprendre.
Ces démarches s’enchaînent, la disposition d’ouvrages à la suite d’une recherche conduit à la lecture.
Recherche bibliographique
Les sites pour rencontrer les ouvrages, conformément aux besoins et à la demande de notre thème, sont plus on moins nombreux à Antananarivo. Les bibliothèques universitaires, entre autres le CERG, la bibliothèque nationale. . Les sources d’informations virtuelles comme les cybercafés nous ont beaucoup aidés poural réalisation du présent travail.
La recherche bibliographique doit être programméeant en nature d’ouvrages que dans le domaine du chronogramme de la visite.
De ce fait, la recherche bibliographique se fait de plusieurs manières. La terminologie « fréquentation » est mieux placée pour ce faire. Il faut fréquenter les sites d’information pour des l’atteinte des objectif. Cet te démarche nous a guidé tout en se basant sur le temps, étant donné que la préparation d’un émoire est déterminée par le temps.
Rester figé à un seul site est déterminant. Mieux vaut, en cas d’échec du manque à gagner sur le programme quotidien s’on enter à d’au tre sites, comme étant une solution alternative. Tout le monde sait que les ouvrages bibliographiques universitaires malgaches sont insuffisants et anciens. L’actualisation des informations connaît un retard. Ces faits conduisent à la stagnation du développement intellectuel des chercheurs.
Ces points forts et points faibles sur la recherche bibliographique montrent que la méthode de recherche appliquée doit être souple etinterchangeable dans le temps et dans l’espace. En cas d’échec à la première démarche, lechangement de cap tout de suite est beaucoup plus bénéfique, pour ne pas s’éterniser dans la recherche et d’avancer.
Lecture bibliographique
Le savoir-lire doit être appliqué, afin de ne pas onsacrer trop de temps sur un ouvrage.
Ce savoir-lire va de pair avec une prise de note qui s’effectue comme suit :
D’une part, au niveau de la forme, les noms et prénoms de l’auteur, la liste de l’ouvrage, la maison, l’année et le lieu d’édition,le nombre total des pages et les pages lus.
D’autre part, la prise de notes, les mots clés des auteurs sont fondamentaux. Ainsi, on doit feuilleter les chapitres correspondant aux besoins du thème tout en lisant légèrement les restes pour une cohérence de lecture.
Ces principes ont été appliqués lors de notre lecture, Le cours théoriques sur la comptabilité a facilité la compréhension des idéesdes auteurs, même si le style rédactionnel est à un certain niveau.
Les articles journalistiques, les chapitres tirés du web (webographie) ont beaucoup contribué à la réalisation du manuscrit.
De plus, la durée de prêt des ouvrages auprès desi bliothèques sert de référence, car le raisonnement personnel de l’étudiant est presque inadmissible. Soutenir les idées de soi-même à celles des auteurs s’avère indispensable.
Cette conjugaison d’idée donne une certaine valeur sur la forme et le fond de notre ouvrage. Nos prédécesseurs ont aussi leurs propresidées ne serait-ce qu’en théorie.
Le recours à des questionnaires
A chaque point obscur nécessite des explications, nous avons posé des questions aux collaborateurs qui sont des utilisateurs du progiciel Sage dans le département comptable. Ainsi, nous avons effectué des descentes sur terrain pour identifier les problèmes des autres utilisateurs des agences et des régions. Nous avons adopté cette méthode afin que nous puissions avoir des explications aidant à comprendr e les documents et les informations collectées par observation. L’élaboration des questionnaires nous a été bénéfique afin de mesurer le degré de satisfaction des utilisateurs concernant l’exploitation du logiciel Sage Adonix X3 pour que nous puissions y apporter des améliorations et des recommandations.
Après l’acquisition des informations brutes, il est indispensable de les traiter, d’analyser et d’apporter ensuite nos points de vue pour l’élaboration du manuscrit. Les méthodes statistiques que nous avons adoptées fontl’objet de la sous- section suivante.
La pratique d’interviews
Nous avons effectué des interviews avec le Directeu comptable au sein de siège JIRAMA Ambohijatovo Ambony Antananarivo. Le type d’interview que nous avons adopté est semi-directif. Le sujet de notre interview est bien déterminé et oncernant les retards des traitements d’information, des retards d’information, de la non fiabilité des informations comptables au niveau du Département Comptabilité. Nous avons instéi sur la limite de l’ancien logiciel et l’avantage du nouveau logiciel Sage X3, le niveau du personnel, des matériels et des procédures, nous sommes intéressées sur les menacesde l’environnement externe qui peuvent entrainer le non-respect des procédures. Enfin, nous avons demandé aussi leur avis sur leur objectif ou la politique de développement de la société. Nous avons le but de déterminer les besoins des dirigeants devant des difficultés.
Cette méthode nous a aidées à connaitre les résultsa attendus de la mise en place du Sage Adonix afin de compléter nos suggestions et de dresser un Plan d’amélioration. Nous pouvons en déduire que les conditions avantageuses ainsi les résultats obtenus de la pratique d’interview choisi, L’approche à l’égard des interlocuteurs, à titre d’ enquête, doit être méthodique. La raison en est que leur temps est limité pour écouter les questions posées par l’enquêteur ; si l’on se réfère à la précision des chiffres.
Enquête fermée.
Cette enquête est menée auprès des interlocuteursdministratifs. L’enquête est dirigée vers une réponse « vraie », « fausse », « oui », «non », car l’enquêteur ne fait que confirmer les informations qu’il dispose. En cas de besoin d’ explication, on peut procéder par « pourquoi » ? , « Comment » ?
Le questionnaire peut concerner divers domaines : sociaux, économiques, administratifs, stratégiques, etc. Mais toujours encorrélation avec le thème. L’enquêteur tente toujours d’acheminer les éléments de réponses de interlocuteurl’ vers les besoins du thème. Cette démarche peut raccourcir la durée de l’enquêt.
Pour notre cas, l’interlocuteur était présent dans son bureau. Pour les questions nécessitant des réponses plus précises il nous a xéfi un autre rendez-vous afin de les préparer individuellement. Ces deux méthodes : directes et indirectes demandent une tactique, stratégie d’approche de la part de l’enquêteur. Conduire l’enquête comme une sorte de discussion fructueuse sans presser l’interlocuteur à dévoiler les secrets de l’entreprise. En effet, ce cas nous est survenu en essayant de poser des questions sur le côté financier le plus récent de la JIRAMA. L’interlocuteur de répondre que c’est un volet secret de service, car ce cas est beaucoup plus récent.
Cette limite force l’interlocuteur de mesurer ses questions et de comprendre les rôles de son interlocuteur. Ses attributions et tâches le limitent de ne pas divulguer les informations confidentielles, en dehors de sa responsabilité.
L’essentiel est de comprendre l’entreprise et de s’ adapter à la responsabilité de l’interlocuteur. De plus, les informations préalablement reçues sur l’entreprise, avant la descente, aident à mieux positionner les questions. Le refus de l’interlocuteur de répondre aux questions posées est le plus pire des cas, donc mieux vaut préparer les questions et de s’adapter progressivement à l’interlocuteur.
Le type de question, que nous avons posé lors de l’enquête fermée, est consigné en annexe n°1 .la taille de l’échantillon est de 1 /8 Seul le comptable qui nous a intéressé.
Enquête ouverte
Cette enquête est effectuée auprès d’un échantillond’interlocuteur. Pour ce faire, nous avons pu enquêter trente personnes inclus dans différentes conclus sociales, mais des adonnée électrique de la JIRAMA, tout genre confondu.
La forme ou la conduite de l’enquête est de laisser s’exprimer l’interlocuteur moyennant des questions. Autrement dit, l’interlocuteur est libre de dire ce qu’il sait sur la situation demandée. En cas d’incompréhension, nousavons pu rajouter instantanément les questions, à part, celles que nous avons préparées .
La rencontre n’est pas sur rendez-vous, mais instantanément, tantôt à domicile, tantôt dans le lieu de travail et en plein air. L’objectif est d’écouter les avis des interlocuteurs à la suite de nos questions.
Tout ce qui concerne l’abonnement en électricité dela JIRAMA sur l’existence de solution alternative ou de recharge ont été au centre des discussions.
La proposition de solution de ces personnes est variée tout en se référant au pouvoir d’achat de chaque ménage.
Les résultats sur le système
Résultats attendus du système Sage
Intérêts du changement
Pour les traitements des états financiers 2008, l’application comptable de la JIRAMA est encore le LANJA. Mais en 2009, la réorganisation du système d’information de la JIRAMA a été mise en place suite aux motifs suivant :
Causes externes
Le LANJA est un système ancien et dépasse par rapport au développement de la technologie informatique des industries.
Il ne peut évoluer avec le développement techniquede la JIRAMA
Des besoins non satisfaits des organismes tiers en matière d’informations fiables et adaptées : tutelle, planification, bailleurs de fonds.
Causes internes
Le délai de traitement d’informations est trop long entraînant des retards
d’informations : le Grand Livre, Balance ne sont pas disponible à temps réels. Les états d’un mois ne sont disponibles, qu’au plutôt, le dix du m ois suivant, car le traitement des informations de l’ensemble de la JIRAMA doit attendre des informations non numérisées, et qui sont traitées manuellement. Plus précisément,e ltraitement sur le LANJA est effectué en traitement manuellement, ce traitement s’appelé « batch ». Depuis des années, il n’y a pas de paramétrage ou outil réservé pour cette opérationDonc,. le lettrage a été fait manuellement ou sur Excel.
Généralement, l’absence de formalisation des tâcheset procédures fait qu’il n’y a pas de document les dans le LANJA comme le manuel de procédure.
Caractéristiques du Sage
Les informations dans le document du rapport d’audit du Cabinet Fivoarana, soutenu pour celle du web montrent que le Sage Adonix X3 est l’un des meilleurs sur le marché. Sage ERP X3 intègre en standard toutes les fonctions de l’entreprise : gestion financière, gestion commerciale, gestion industrielle.
En général, le Sage Adonix, désormais appelé ERP X3, intègre en standard toutes les fonctions de l’entreprisse, garantissant ainsi une gestion cohérente des données et un contrôle de l’activité.
Sage X3 est conçu pour gérer simultanément mais également autonome les domaines suivants : les achats, les stocks, la production, les ressources humaines, la vente, les relations clients et la comptabilité.
Le Sage X3 peut être utilisé en deux modes : mode ebw et mode client/serveur
Grâce au moteur de WORKLOW, Sage permet de gérer électroniquement les procédures d’entreprise, le lancement d’informations (à l’intérieur ou extérieur de l’organisation) et les cycles de validation sur la base d’un événement dans le système.
Le Sage X3 permet de contrôler l’accès par un utili sateur ou groupe d’utilisateurs aux fonctions, aux actions, aux champs et aux données à l’écran.
En bref, le Sage optimise la circulation des informations au sein de l’entreprise et vers l’extérieur, avec les clients et partenaires. Les données sont accessibles en permanence et en tout lieu, les décisions sont plus sûres et plus rapides rendant l’entreprise plus réactive. Les informations sont accessibles en temps réel à tout moment.
Les résultats attendus du système Sage :
L’ensemble de ces raisons externes et internes ont conduit la Direction Générale de la JIRAMA et ses principaux cadres de décider à mettre en œuvre la réorganisation du système d’information comptable en s’adaptant au niveau sys tème Sage Adonix X3.
Les résultats attendus du Sage se structurent commesuit :
– Traitements rapide
– Traitements en temps réel
– Informations fiables
Pour la réalisation de ces attentes, les activités uivantes doivent être réalisées :
– Un système moderne par rapport au développement dela technologie informatique des industries:
o Comptabilité avec les normes comptable
o Automatisme ou balise sur les critères logiques comme le strictement comptes 5300XX (caisse de recette) dans les journal de caisses de recette, compte et montant du contre partie saisi automatiquement par défaut en aidant les utilisateurs dans les contrôle des opérations de saisies ;
o Mise en place d’une gestion des habilitations pour l’accès aux modules de Sage X3 pour la sécurité d’accès, les opérations desaisie et la validation ne peuvent être effectuées que par les utilisateurs habilités.
Système de lettrage facile et disponible sur le progiciel pour remédier aux problèmes de tâches volumineuses
Application unique et en réseau pour l’ensemble de la JIRAMA afin de minimiser la durée de traitement dans le but d’obtenir des résultats à temps réel
– Formalisation des tâches et procédures : existence des manuels de procédure aidant le personnel à s’adapter à ce nouveau système dans le but d’avoir des informations fiable.
– Satisfaction des besoins des organismes tiers en matière d’informations fiable et adaptées : tutelle, planification, bailleurs de fonds.
En général, les attentes globales sont d’améliorerla rapidité des traitements, de disposer des informations fiable et disponible à te mps réel. Ces résultats attendus du Sage ne dépassent pas la caractéristique du Sage Adonix X3décrits précédemment. Et si tels sont les résultats attendus, comment se présentent les réalisations ?
Résultatsréalises
Par rapport aux résultats escomptés, nous allons avoir comment se présentent les résultats de la mise en place du Sage.
Rapidité des traitements
En ce qui concerne la rapidité des traitements d’informations comptable, nous pouvons citer les résultats négatifs suivants :
Travaux de ressaisie des données pour les informations non numérisées
Le système n’est pas intégré car seules les zones ’Antananarivod et Toamasina
bénéficient de l’accès direct au serveur du Sage. Cette situation nécessite des travaux de ressaisie, ce qui augmente la durée de traitement des informations pour les autres zones.
Pour les zones non informatisées comme les autres zones que Antananarivo et Toamasina pour faire de ressaisies et traitées manuellement auprès de la Direction Interrégionale ou sous groupement informatisé le plus proche dans le masque « Monoposte ».
Ensuite, les informations déjà dans des zones informatisées devraient être transférées à la DSI soit par CD afin de les inclure dans le Sage.
Dans le cas inverse, concernant la comptabilisation des ventes, les factures sont comptabilisées directement dans Sage Adonix X3pour les zones informatisé et les zones non informatisées ne les sont pas auprès du logiciel Sage X3(des sous groupement et secteurs. Aussi, pour la fiabilité des écritures, les comptables doivent-ils faire des saisies énormes de prise en charge des factures durant l’encaissement.
Travaux de rapprochement supplémentaire
Le système de regroupement des ventes dans « Compta monoposte » est différent de celui du Sage Adonix X3. Les rapprochements doit se faire alors par totalisation des montants des ventes ventilées par catégorie. Toute recherched’anomalie devient ainsi fastidieuse.
De plus, la mise en place d’un nouveau système de codification (code site et numéro de compte) dans des paramétrages du Sage X3 rend difficile la reprise des données.
Code site
Dans l’ancien système, un site est par exemple codifié sur 2 caractères alors qu’il est sur 3caractères dans le nouveau système , par exemple pour Toamasina, l’ancien code appelé «code zone » est de « 02 » tandis que le nouveau appelé « code site » est de « 102 ».
Compte client :
Pour l’ancien système LANJA, les comptes « créance client », compte 41, sont codifiés par catégorie de client. Tandis que ceux ud Sage X3 sont codifiés par un tiers. D’une part, ce dernier est très intéressant pour la justification des comptes créances client de la JIRAMA ; d’autre part, il rend lourdes les opérations d’exportations des « situations clients » compte tenu du nombre de clients de la JIRAMA.
Problème de travaux de lettrage :
Dans le LANJA, concernant le compte de liaison, compte 181XXX, le destinateur ou émetteur est spécifié par les trois derniers chiffres (ou séquence). Dans le Sage X3, ce compte devient unique comme 181000. Ce compte n’a plus de séquence permettant de distinguer le site émetteur et le site destinateur. Dans le masque Monopostes qui va être figuré dans le figure n°1, la case « conte partie N° tiers » est r éservée pour ces codes sites des émetteurs et destinateurs.
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Table des matières
INTRODUCTION
CHAPITRE I : MATERIELS ET METHODES
Section 1 : Matériels
1.1- Présentation de la société JIRAMA
1.1-1. Historique
1.1-2. Secteurs d’activités
1.2- Population étudiés
1.3- Zone d’étude
1.4- La mise en place du système d’information comptable
Section 2 : Méthodes
2.1- Méthode d’observation
2.1-1. Point d’observation
2.1-2. Objectifs d’observation
2.2- La recherche documentaire
2.2-1. Recherche bibliographique
2.2-2. Lecture bibliographique
2.3- Le recours à des questionnaires
2.4- La pratique d’interviews
2.4.1- Enquête fermée.
2.4.2- Enquête ouverte.
2.5- Plan et chronogramme du travail.
CHAPITRE II : RESULTATS
Section 1 : Les résultats sur le système
1.1- Résultats attendus du système Sage
1.1.1- Intérêts du changement
1.1.2- Caractéristiques du Sage
1.2- Résultats réalises
1.2.1- Rapidité des traitements
1.2.2- Traitement en temps réel
1.2.3- Fiabilité des informations
1.3- Evaluation des résultats
Section 2 : Les causes des problèmes
2.1- Résultats relatifs aux Ressources humaines
2.1.2- Effectif
2.1.3- Formation
2.2.1- Matériel de travail
2.2.2- Les procédures
CHAPITRE III : DISCUSSIONS ET RECOMMANDATIONS
Section 1 – Discussions
1.1- Vérification des hypothèses
1.2- Vérification des objectifs
1.3- Analyse SWOT
1.3.1- Forces et faiblesses du système
1.3.2- Récapitulation des sources des résultats défaillants
1.3.2.1- Raisons des retards des traitements
1.3.2.2- Raisons du non disponibilité à temps réel des informations
1.3.2.3- Raisons du non fiabilité des informations
1.3.3- Les opportunités et les menaces
Section 2 : Recommandations
2.1- Solutions proposées
2.1.1- Stratégie informatique
2.1.2- Matériels informatiques
2.1.3- Ressources Humaines
2.1.4- Niveau d’intégration du système Sage X3
2.2- Mise en ouvre des solutions
2.2.1- Chronogramme de mise en œuvre des solutions
2.2.2-Proposition d’organigramme de la Direction « Organisation »
2.2.3- Planning des formations
2.3- Cadrage budgétaire (Unité monétaire : Ariary)
2.3.1- Réalisations des dépenses
2.3.2- Identification des ressources pour le projet
2.3.3- Budget des dépenses
2.3.4- Budget des recettes
CONCLUSION
BIBLIOGRAPHIQUE
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